收發 Gmail 必學15招,善用郵件分類、前端管理當 Gmail 達人

WL.

你的 Gmail 只有拿來收信、發信而以嗎?已經相當成熟的 Gmail,除了免費提供的大容量、高成效的廣告過濾系統外,還有很多貼心的設定功能,可以在收信的同時,一併做好郵件的分類,儘管一天有近百封郵件送達,只要能夠做好前端的管理,就不怕永遠有讀不完的e-mail。

快速目錄:

1.設定慣用的Gmail收件匣

郵件排序各有所好

每個人讀取信件的習慣不同,有些人習慣依收到郵件的時間,有些人喜歡從重要寄信人開始讀取,因此Gmail也提供了不同的排序方式。

Step 1

進入Gmail收件匣裡,找到齒輪的「設定」圖示,再於出現的選單裡,選擇「設定」項目。

Step 2

選擇「收件匣」分頁,在「收件匣類型」下拉選單,就可選擇習慣的郵件排列方式。

2.標註星號讓郵件分類

標示特殊信件

Step 1

透過Gmail研究室的「醒目星號」功能,可以將郵件標示星號,當日後郵件變多時,還可以從眾多信件中快速找到,且標示的郵件除了會出現在郵件夾之外,還會自動分類在「已加星號」的分類裡,便於立即讀取信件。

Step 2

展開Gmail郵件夾,在日後想要快速讀取的郵件前方,點選「星號」的圖示。

3.開啟隱藏的星號圖示

新增星號,區分郵件內容

如果Gmail裡的郵件眾多,光用一個星號圖示,已經無法設定出區隔,那麼就可以開啟內鍵的更多星號圖示輔助,至於星號圖示的使用及分類方式,就依個人需求而定,並沒有硬性的規定,例如不同的寄件人,使用不同顏色的星號;還沒解決的郵件,使用紫色的問號;重要的警告郵件,使用紅色的驚嘆號等等。

Step 1

在收件匣裡,找到齒輪的「設定」圖示,並於出現的選單裡,點選「設定」選項。

Step 2

在「一般設定」的標籤頁裡,下拉選單找到「星號」,依照需求選擇「1顆星」、「4顆星」、「所有星號」,再按下「儲存變更」。

Step 3

回到收件匣裡,在標示星號的地方,多按星號圖示幾次,就可選擇不同的圖示。

Step 4

透過不同的星號圖示,郵件便有了不同的分類,以便於日後快速讀取信件。

延伸閱讀:

共同管理 Gmail 信件,不必透露密碼也能用

交待 Gmail 幫你自動過濾帳單通知、將信件自動分類

Gmail 推出 Google+ 風格新版介面,加入更多自訂功能

Gmail 研究室 五大設定好好玩

用 Gmail 換掉你的 Email 軟體

(後面還有:後面還有其他Gmail招數)

4.搜尋已加星號的郵件

從類別找信件

當星號的分類變多時,想要快速找到標示某個星號的郵件時,可使用收件匣裡的搜尋功能,一次找到某個類別裡的所有郵件。

Step 1

在收件匣的搜尋列上,輸入「has:」加「星號名稱」,尋找包含特殊星號的郵件,例如「has:blue-star」。

Step 2

在搜尋完畢後,可見收件匣裡,已列出該類別星號的所有郵件。

 

5.自動或手動設定重要郵件

標示重要標籤,寄件人升級

在上步驟標示特殊信件的星號圖示旁,還有個標籤的圖示,這是用來設定重要郵件的標籤圖示,只要點選之後,日後由此寄信人寄來的郵件,都會自動設定為重要郵件,此外,若是經常開啟及讀取某寄信人的信件,Gmail也會自行辨別為重要郵件,自動標示。當然,可以選擇標示為重要郵件,也提供取消的設定,只要點選黃色的標籤,讓它變成透明即是取消。

Step 1

對於想要保留的重要郵件,按一下星號圖示旁的標籤符號,讓Gmail知道這是重要信件。

Step 2

日後由已標示重要郵件者寄來的信件,也都會自動出現標籤符號。

Step 3

對於一些經常讀取的信件,雖然沒有設定重要標籤符號,但Gmail也會自動標示,如果不需要,按一下即可取消。

Step 4

已標示重要標籤符號的郵件,也可在左側收件匣下方的「重要星號」分類裡,快速讀取信件。

6.封存郵件讓收件匣更清爽

不需要的廣告郵件可以不用考慮的刪除,但不確定未來用不用得到的郵件,常常會不知該留還是該刪除,這時就可以將郵件封存起來,即使多年後想要查詢也沒有問題,也不必擔心像丟進垃圾桶的郵件一樣,會在30天後被清除,並還可以保持收件匣的清爽。此外,封存的郵件仍能可以在正常搜尋模式下,透過關鍵字找到符合的郵件,而不用特別在封存郵件下進行搜尋。

Step 1

在收件匣裡勾選所有需要封存的郵件後,點選郵件上方的「封存」圖示。

 

Step 2

封存的郵件會統一存放在「所有郵件」裡,只要點選收件匣左側的「更多」,在展開的項目裡就有「所有郵件」。

Step 3

日後進入收件匣的頁面,就不會再看到已封存的郵件。

Step 4

但在收件匣的頁面,利用關鍵字搜尋郵件時,已封存的郵件也會被搜尋出來。

(後面還有:後面還有其他Gmail招數)

7.公開信、私人信,一目了然

開啟私人程度標示

在Gmail收件匣裡,其實可以立即就看出郵件是寄給個人還是群組,只要開啟「私人程度標示」,在郵件前方就會以箭頭表示這些郵件的寄送狀況。

Step 1

進入Gmail的設定頁面,於「一般設定」標籤頁下方的「私人程度標示」後方,點選「顯示標示」後,再按下「儲存變更」。

Step 2

當郵件前方出現單箭頭(>),表示是一封寄給多人的信件;若是出現雙箭雙箭頭(>>),則表示該郵件是個人信件。

8.自製個人化的電子郵件帳號

免重新註冊

Gmail提供了自製e-mail帳號功能,不用重新註冊,只要在原有的Gmail帳號中加一個「+」,再填入任何英文或數字,就是一個可運作的帳號,且郵件會統一寄送到原有的Gmail信箱裡。

Step 1

於帳號與@之間加入一個「+」號,再填入任何英文或數字,看起來像個新帳號,可以給特定的族群,例如可能會寄廣告的人。

Step 2

自製的新帳號還是會寄到原來的Gmail信箱。但若是有透過篩選器設定標籤,就會自動分類。

9.用Gmail圖片向全世界介紹自己

建立個人形象

選擇一張能夠代表自己的圖片做為Gmail 相片,每當其他使用者將游標移至有你的收件匣、通訊錄、即時通訊清單,或是瀏覽你公開的「Google個人資料」時,就會顯示這張相片。

Step 1

在Gmail的設定頁面裡,選擇「一般設定」標籤頁,下拉視窗找到「我的圖片」後方的「選取圖片」。

Step 2

於出現的視窗選擇圖片的位置,並裁切想要顯示的大小,按下「套用變更」即完成。

(後面還有:後面還有其他Gmail招數)

10.變換Gmail背景的風格

套用背景主題

看膩了白色背景的Gmail嗎?Gmail其實也提供了更換背景主題的功能,讓使用者可以運用背景主題自行裝飾Gmail外觀,且不定期會更新及汰換新的主題風格。

Step 1

展開Gmail收件匣右上方的設定選項,就可見「背景主題」的選項。

Step 2

進入選單後,就可以依照喜好挑選喜愛的背景主題風格,部分主題還會依時間做出不同的變化。

 

11.啟動休假自動答錄機

系統回覆不失聯

如果平時是以Gmail傳遞訊息,在休假中最怕收到等待回覆的郵件,因此,在休假前不妨開啟Gmail的休假回覆功能,讓系統以設定好的內容,自動回覆所有電子郵件。

Step 1

在Gmail的設定選單裡,於「一般設定」的標籤頁下,找到「休假回覆」選項,分別勾選及填入回信的內容。

Step 2

當有人在設定的期間寄送電子郵件給你時,就會收到Gmail自動回覆的郵件。

 

12.遠端檢示Gmail登入狀況

清查IP位置,不安全即登出

懷疑Gmail帳號被盜用嗎?又或是忘記從他人電腦登出Gmail嗎?這時可透過Gmail提供的「最近帳戶活動」,顯示Gmail帳號最近活動的相關資訊,且每當有透過一般瀏覽器、Outlook Express 、 Apple Mail ,或行動裝置等工具存取郵件時,系統都會記錄下來,並提供郵件 IP位罝,以及其相關聯的位置以及時間和日期。一旦查覺有異,就可以選擇登出Gmail帳戶,並立即變更密碼。

Step 1

在Gmail收件匣頁面的最下方,找到「詳細資料」的選項。

Step 2

此時會跳出視窗,列出近10比相關的登入記錄,如果覺得有異,按下「登出所有其他Gmail連線活動」。

Step 3

為了確保Gmail帳戶的安全性,再於出現的視窗裡,選擇「變更您的密碼」。

Step 4

在出現的新頁面裡,點選「變更密碼」,就可以進行新密碼的變更。

(後面還有:後面還有其他Gmail招數)

13.依Gmail安全性清單檢查電腦

20項檢查清單

在取回Gmail存取權後,為確認帳戶安全性,可以依照Gmail提供的安全性檢查清單,以確實保障郵件的安全性措施。

Step 1

登入Gmail提供的「安全性檢查清單」網頁,提供了五大類的檢查細項。

Step 2

其細部檢查有20項,在完成檢查的細項前方打勾,右上方也會標示出完成的進度。

 

14.啟用工作表建立待辦事項清單

隨時新增工作清單

在Gmail裡還有個「工作表」功能,可以視為個人網路版上的便條紙,用來記錄一些待辦的事項,且在讀取電子郵件時,也可將重要事項立即新增至工作表中。

Step 1

在Gmail收件匣頁面,點選左上角的「Gmail」,於出現的選單裡,選擇「工作表」項目。

Step 2

於Gmail收件匣會跳出工作表視窗,在此可以登記待辦的工作事項,做為個人的網路版便條紙。

Step 3

在讀取郵件時,想要將內容記錄在工作表上,只要展開「更多」的選單,按下「新增至工作表」。

Step 4

至工作表清單中,就可見上步驟新增的事項,也省去重新建入工作事項的時間。

 

15.取消已由Gmail寄出的郵件

開啟研究室的取消傳送

在Gmail設定頁面裡,有個「研究室」的標籤頁,這裡提供許多還在實驗,尚未正式公布的研發功能。當中「取消傳送」功能,就是將按下傳送的郵件,於幾秒鐘內收回的功能,因為有許多情況下,是在傳送郵件後,卻又臨時後悔想要收回郵件,或是還沒完成的郵件,不小心按下了傳送,諸如此類的狀況,都可以透過取消傳送的功能,在有限的幾秒鐘之內,阻止郵件寄送出去。

Step 1

在Gmail的設定頁面裡,選擇「研究室」的標籤頁,這裡提供許多還未正式公布的功能。

Step 2

下拉頁面找到「取消傳送」的項目,並點選「啟用」後,按下儲存變更。

Step 3

當寄出一封後悔的郵件時,立刻按下上方訊息框裡的「復原」。

Step 4

此時郵件上方的訊息框,會出現「已取消傳送」字樣,這也表示這封郵件並未被寄出。

原文網址:https://t17.techbang.com/topics/14901-will-learn-15-ways-to-send-and-receive-gmail-use-message-classifications-front-end-management-when-gmail-up?page=1