咻咻咻咻咻!不只是掃描,還能幫你整理的紙本文件清道夫-FUJITSU IX500

tech guy

好啦,我知道掃描器這玩意兒,可能不是每人都需要。事實上現在手機就能充當簡單的掃描器,以筆者曾經待過的一間只有10人規模的新創公司為例,就是用Scannable這個App來記錄名片及處理合約文件,克難辛苦一點而已。

少量的文件當然沒問題,但若有較頻繁或大量的紙本文件整理需求,用手機其實是有點累的。除了耗時費力,在流程上也不容易標準化,比如固定紙張或逐張調整文件邊界可能就會讓你花上不少時間。


↑筆者以前曾經還想土炮製作一個「用手機當掃描器時的支架」,後來覺得很蠢而作罷。
手機真的不行嗎?

想像你有超過100張的文件要掃描,而且這些文件可能是尺寸不一、皺摺不平整的紙張。如果你願意一張一張的透過手機來掃描,請務必將過程錄影下來,至本文底下留言,作者請你喝一瓶養樂多。

別鬧了啦!光是固定紙張、壓平紙張就是個問題,就算願意找兩片透明壓克力來把掃描物夾住,如何調整至正確的位置也頗費神,而且壓克力不會反光嗎?不會反光的材質透明度夠嗎?手機掃描時光線不足手不會抖嗎?真有時間慢慢搞的話,這些當然都不是問題,如果是商業用途,這些作法就都不及格了。

是的,商用掃描重視簡單、快速、方便,若還能結合後續的整理流程一氣呵成,節省下的時間成本將會十分可觀。本文試用的這台Fujitsu IX500就是在此前提下問世的產物,它徹底的改變了筆者對掃描器的刻版印象,如果你平常沒在關注此市場(一般人確實也不需要啦),相信我,你也會驚訝它怎麼能做那麼多事。

咻咻咻咻咻!一次掃描雙面文件

在開始介紹機器前,我們先來溫習一下你認識的掃描器是什麼。通常自己有買過個人掃描器、或是有相片數位化經驗、以及使用過複合式印表機的朋友,你對掃描器的印象應是這樣的:

就是把上蓋打開,文件置入,掃描完後翻面。若是稍有規模的公司行號、或是去過影印店,那麼一定用過這種帶掃描功能的影印機:

這種大機器通常不必你翻面,滾個兩次紙就能掃描文件正反面,掃描的速度也挺快。只是這樣一台大機器的體積、重量及價格,這裡就不廢話了。

上述兩種機器,可分類為「桌面平面式掃描器」,或許這個類別名稱不是很精準,但大致上就是讓一個光棒在平台下來回移動的方式,就像你在影印時看到的一樣。比較流行的另外兩種是「滾輪式」及「照相式」,照相式長得像這樣:

沒錯,除非筆者是最後一個交稿的,不然本次試用活動的其它文章裡,你應有見過它(sv600)。不方便一張一張撕下來掃、或是非全平面的物件,會比較適合照相式的掃描器。

那麼,接下來要介紹本文主角- IX500了。滾輪式掃描器通常是能私體積做得最輕薄、外型也最為彈性的機種,它不像平面式機種需要掀蓋、也不必手動置換紙張(你用手機的話就得這麼做),只要把一疊紙放到紙槽裡,咻咻咻咻咻!一張紙滾一次就能同時掃完正反面,筆者第一次使用時還反射性的要把紙張翻面再掃一次,結果跟本不必,掃描完成的當下電腦端的軟體會自動生成PDF檔,裡面已有完整的雙頁內容。


↑IX500的全機照。你就把它當成是長得很像一般印表機的掃描器,送紙的方式也一樣。不過它只要送一次紙,就能掃雙面資料。

咻咻咻咻咻!一次整理所有名片


↑名片掃完後會直接匯入管理介面,有沒有50張名片不用5分鐘就可以歸檔完成的八卦?

IX500可以自由調整紙槽大小,所以只要是小於或等於A4的文件,不要誇張到只有幾公釐寬度,它應都是能掃的。事實上,紙的材質比尺寸重要,不要太過脆弱、已經皺皺欲碎的紙張,IX500都能應付。

所以,掃名片也是個不錯的應用。接下來要談到的是軟體端的部份,因為除了掃描快速,整理也要方便才行。CardMinder是可以配合機器使用的、官網可免費下載的軟體,掃描名片後會自動辨認內容並歸檔,你要做的就是打開CardMinder、把一疊名片放在機器上,然後按下Scan,咻咻咻咻咻!所有動作就完成了。不禁讓筆者想起目前市面上仍存在的它牌名片王機種,速度真是差太多了。


↑程式會依文件尺寸啟動對應的管理程式,如果你不放心,也可以一開始就把對應的程式打開,然後按下Scan,文件就會依指定的程式的歸檔及整理。

也因為如此,筆者會將其稱作「紙本文件清道夫」,因為我就是把它放在桌邊,掃描完的文件直接掉進垃圾筒,在清理大量數位歸檔後就能遺棄的文件時真的挺爽的。

咻咻咻咻咻!幫助核對中獎發票


↑所有收據跟發票都能統一管理,出差完報帳時就不必再一筆一筆key。也是記帳的好幫手。

筆者是很討厭索取紙本發票的,偏偏又有偏財心,所以有紙本發票還是會搜集。你平常都怎麼對發票?我想應就是一張一張的對,視線要在發票及螢幕或你印出來的兌獎號碼間遊移,還蠻累的。

Scansnap發票管理員幫你批次建立發票資料庫,一樣咻咻咻咻咻,直接建立發票以及收據清單,要對獎或是報帳都會方便的多,光是「不必手動輸入發票號碼及金額」這件事,就值得推薦會計人員使用了。

可惜的是,軟體並沒有結合自動對獎功能,希望在之後的更新可以加入。

以上,就是筆者在短時間內試用的心得。其實我本來是要用它來掃書的,大家也知道台灣電子書相較於國外,可以說是資源極少,買實體書來電子化是折衷作法。利用IX500除了掃描快速之外,掃完就直接整理成可以選取文字、可以搜尋內容的電子書,在攜帶上可以節省不少麻煩。大家覺得呢?

超強的官方軟體

另外,補充一下富士通隨附的好用軟體(Mac版本,Windows小弟沒測試,但應也有對應的軟體),配合IX500,可發揮機器最大效益:

1.ScanSnap Organizer – 文件管理軟體
ScanSnap Organizer用來管理所有掃描文件,確認或調整、校正掃描後的書籍影像。基本上不管你掃什麼,掃描的文件都會先存起來,來這裡挖就對了。


↑最常見的雲端應用,軟體都幫你想好了,完全不怕與其它工具脫勾。

2.CardMinder – 名片管理軟體
前文已經有提到了其功能。CardMinder可以把名片匯出成多種格式,要跟Outlook或其它郵件軟體結合也很簡單。


↑vCard是最常見的電子名片格式,被主流程式所支援,你要自己在excel整理的話,就選csv吧!

3.ABBYY FineReader for ScanSnap ™– 將影像資料轉換成Word及其他檔案格式
這個很猛。除了提供準確的OCR文字辨識之外,可以直接將掃瞄完的文件轉換成Office格式,易於編輯。


↑只要是IX500生成的PDF,就可以使用ABBYY來轉換成Office文件。
除此之外,軟體還有不少貼心功能,比如合併PDF或直接存成整本電子書等,是IX500用戶不可或缺的利器。當然了,建議在安裝機器的同時就把附加的軟體全部勾選,一次性安裝到電腦上,由於都是重量級的軟體(不管是功能上或體積,好啦最大也才幾百mb),不必另外加購,你有機器就能使用,也算是廠商釋出的很大誠意了。

筆者家中因為經營印刷廠,已經有大台的掃描機(價值數百萬),但若能留著這台來做電子書,也是很好很好的。真是捨不得試用完就要還了……

原文網址:https://t17.techbang.com/topics/47341-shoop-shoop-shoop-shoop-shoop-not-just-scan-can-also-help-you-sort-through-the-paper-file-scavenger-fujitsu-ix500?page=1