收發 Gmail 必學15招，善用郵件分類、前端管理當 Gmail 達人
你的 Gmail 只有拿來收信、發信而以嗎？已經相當成熟的 Gmail，除了免費提供的大容量、高成效的廣告過濾系統外，還有很多貼心的設定功能，可以在收信的同時，一併做好郵件的分類，儘管一天有近百封郵件送達，只要能夠做好前端的管理，就不怕永遠有讀不完的e-mail。
快速目錄：
- 1.設定慣用的Gmail收件匣；2.標註星號讓郵件分類；3.開啟隱藏的星號圖示
- 4.搜尋已加星號的郵件；5.自動或手動設定重要郵件；6.封存郵件讓收件匣更清爽
- 7.公開信、私人信，一目了然；8.自製個人化的電子郵件帳號；9.用Gmail圖片向全世界介紹自己
- 10.變換Gmail背景的風格；11.啟動休假自動答錄機；12.遠端檢示Gmail登入狀況
- 13.依Gmail安全性清單檢查電腦；14.啟用工作表建立待辦事項清單；15.取消已由Gmail寄出的郵件
1.設定慣用的Gmail收件匣
郵件排序各有所好
每個人讀取信件的習慣不同，有些人習慣依收到郵件的時間，有些人喜歡從重要寄信人開始讀取，因此Gmail也提供了不同的排序方式。
Step 1
進入Gmail收件匣裡，找到齒輪的「設定」圖示，再於出現的選單裡，選擇「設定」項目。
Step 2
選擇「收件匣」分頁，在「收件匣類型」下拉選單，就可選擇習慣的郵件排列方式。
2.標註星號讓郵件分類
標示特殊信件
Step 1
透過Gmail研究室的「醒目星號」功能，可以將郵件標示星號，當日後郵件變多時，還可以從眾多信件中快速找到，且標示的郵件除了會出現在郵件夾之外，還會自動分類在「已加星號」的分類裡，便於立即讀取信件。
Step 2
展開Gmail郵件夾，在日後想要快速讀取的郵件前方，點選「星號」的圖示。
3.開啟隱藏的星號圖示
新增星號，區分郵件內容
如果Gmail裡的郵件眾多，光用一個星號圖示，已經無法設定出區隔，那麼就可以開啟內鍵的更多星號圖示輔助，至於星號圖示的使用及分類方式，就依個人需求而定，並沒有硬性的規定，例如不同的寄件人，使用不同顏色的星號；還沒解決的郵件，使用紫色的問號；重要的警告郵件，使用紅色的驚嘆號等等。
Step 1
在收件匣裡，找到齒輪的「設定」圖示，並於出現的選單裡，點選「設定」選項。
Step 2
在「一般設定」的標籤頁裡，下拉選單找到「星號」，依照需求選擇「1顆星」、「4顆星」、「所有星號」，再按下「儲存變更」。
Step 3
回到收件匣裡，在標示星號的地方，多按星號圖示幾次，就可選擇不同的圖示。
Step 4
透過不同的星號圖示，郵件便有了不同的分類，以便於日後快速讀取信件。
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（後面還有：後面還有其他Gmail招數）
4.搜尋已加星號的郵件
從類別找信件
當星號的分類變多時，想要快速找到標示某個星號的郵件時，可使用收件匣裡的搜尋功能，一次找到某個類別裡的所有郵件。
Step 1
在收件匣的搜尋列上，輸入「has:」加「星號名稱」，尋找包含特殊星號的郵件，例如「has:blue-star」。
Step 2
在搜尋完畢後，可見收件匣裡，已列出該類別星號的所有郵件。
5.自動或手動設定重要郵件
標示重要標籤，寄件人升級
在上步驟標示特殊信件的星號圖示旁，還有個標籤的圖示，這是用來設定重要郵件的標籤圖示，只要點選之後，日後由此寄信人寄來的郵件，都會自動設定為重要郵件，此外，若是經常開啟及讀取某寄信人的信件，Gmail也會自行辨別為重要郵件，自動標示。當然，可以選擇標示為重要郵件，也提供取消的設定，只要點選黃色的標籤，讓它變成透明即是取消。
Step 1
對於想要保留的重要郵件，按一下星號圖示旁的標籤符號，讓Gmail知道這是重要信件。
Step 2
日後由已標示重要郵件者寄來的信件，也都會自動出現標籤符號。
Step 3
對於一些經常讀取的信件，雖然沒有設定重要標籤符號，但Gmail也會自動標示，如果不需要，按一下即可取消。
Step 4
已標示重要標籤符號的郵件，也可在左側收件匣下方的「重要星號」分類裡，快速讀取信件。
6.封存郵件讓收件匣更清爽
不需要的廣告郵件可以不用考慮的刪除，但不確定未來用不用得到的郵件，常常會不知該留還是該刪除，這時就可以將郵件封存起來，即使多年後想要查詢也沒有問題，也不必擔心像丟進垃圾桶的郵件一樣，會在30天後被清除，並還可以保持收件匣的清爽。此外，封存的郵件仍能可以在正常搜尋模式下，透過關鍵字找到符合的郵件，而不用特別在封存郵件下進行搜尋。
Step 1
在收件匣裡勾選所有需要封存的郵件後，點選郵件上方的「封存」圖示。
Step 2
封存的郵件會統一存放在「所有郵件」裡，只要點選收件匣左側的「更多」，在展開的項目裡就有「所有郵件」。
Step 3
日後進入收件匣的頁面，就不會再看到已封存的郵件。
Step 4
但在收件匣的頁面，利用關鍵字搜尋郵件時，已封存的郵件也會被搜尋出來。
（後面還有：後面還有其他Gmail招數）
7.公開信、私人信，一目了然
開啟私人程度標示
在Gmail收件匣裡，其實可以立即就看出郵件是寄給個人還是群組，只要開啟「私人程度標示」，在郵件前方就會以箭頭表示這些郵件的寄送狀況。
Step 1
進入Gmail的設定頁面，於「一般設定」標籤頁下方的「私人程度標示」後方，點選「顯示標示」後，再按下「儲存變更」。
Step 2
當郵件前方出現單箭頭（>），表示是一封寄給多人的信件；若是出現雙箭雙箭頭（>>），則表示該郵件是個人信件。
8.自製個人化的電子郵件帳號
免重新註冊
Gmail提供了自製e-mail帳號功能，不用重新註冊，只要在原有的Gmail帳號中加一個「＋」，再填入任何英文或數字，就是一個可運作的帳號，且郵件會統一寄送到原有的Gmail信箱裡。
Step 1
於帳號與@之間加入一個「＋」號，再填入任何英文或數字，看起來像個新帳號，可以給特定的族群，例如可能會寄廣告的人。
Step 2
自製的新帳號還是會寄到原來的Gmail信箱。但若是有透過篩選器設定標籤，就會自動分類。
9.用Gmail圖片向全世界介紹自己
建立個人形象
選擇一張能夠代表自己的圖片做為Gmail 相片，每當其他使用者將游標移至有你的收件匣、通訊錄、即時通訊清單，或是瀏覽你公開的「Google個人資料」時，就會顯示這張相片。
Step 1
在Gmail的設定頁面裡，選擇「一般設定」標籤頁，下拉視窗找到「我的圖片」後方的「選取圖片」。
Step 2
於出現的視窗選擇圖片的位置，並裁切想要顯示的大小，按下「套用變更」即完成。
（後面還有：後面還有其他Gmail招數）
10.變換Gmail背景的風格
套用背景主題
看膩了白色背景的Gmail嗎？Gmail其實也提供了更換背景主題的功能，讓使用者可以運用背景主題自行裝飾Gmail外觀，且不定期會更新及汰換新的主題風格。
Step 1
展開Gmail收件匣右上方的設定選項，就可見「背景主題」的選項。
Step 2
進入選單後，就可以依照喜好挑選喜愛的背景主題風格，部分主題還會依時間做出不同的變化。
11.啟動休假自動答錄機
系統回覆不失聯
如果平時是以Gmail傳遞訊息，在休假中最怕收到等待回覆的郵件，因此，在休假前不妨開啟Gmail的休假回覆功能，讓系統以設定好的內容，自動回覆所有電子郵件。
Step 1
在Gmail的設定選單裡，於「一般設定」的標籤頁下，找到「休假回覆」選項，分別勾選及填入回信的內容。
Step 2
當有人在設定的期間寄送電子郵件給你時，就會收到Gmail自動回覆的郵件。
12.遠端檢示Gmail登入狀況
清查IP位置，不安全即登出
懷疑Gmail帳號被盜用嗎？又或是忘記從他人電腦登出Gmail嗎？這時可透過Gmail提供的「最近帳戶活動」，顯示Gmail帳號最近活動的相關資訊，且每當有透過一般瀏覽器、Outlook Express 、 Apple Mail ，或行動裝置等工具存取郵件時，系統都會記錄下來，並提供郵件 IP位罝，以及其相關聯的位置以及時間和日期。一旦查覺有異，就可以選擇登出Gmail帳戶，並立即變更密碼。
Step 1
在Gmail收件匣頁面的最下方，找到「詳細資料」的選項。
Step 2
此時會跳出視窗，列出近10比相關的登入記錄，如果覺得有異，按下「登出所有其他Gmail連線活動」。
Step 3
為了確保Gmail帳戶的安全性，再於出現的視窗裡，選擇「變更您的密碼」。
Step 4
在出現的新頁面裡，點選「變更密碼」，就可以進行新密碼的變更。
（後面還有：後面還有其他Gmail招數）
13.依Gmail安全性清單檢查電腦
20項檢查清單
在取回Gmail存取權後，為確認帳戶安全性，可以依照Gmail提供的安全性檢查清單，以確實保障郵件的安全性措施。
Step 1
登入Gmail提供的「安全性檢查清單」網頁，提供了五大類的檢查細項。
Step 2
其細部檢查有20項，在完成檢查的細項前方打勾，右上方也會標示出完成的進度。
14.啟用工作表建立待辦事項清單
隨時新增工作清單
在Gmail裡還有個「工作表」功能，可以視為個人網路版上的便條紙，用來記錄一些待辦的事項，且在讀取電子郵件時，也可將重要事項立即新增至工作表中。
Step 1
在Gmail收件匣頁面，點選左上角的「Gmail」，於出現的選單裡，選擇「工作表」項目。
Step 2
於Gmail收件匣會跳出工作表視窗，在此可以登記待辦的工作事項，做為個人的網路版便條紙。
Step 3
在讀取郵件時，想要將內容記錄在工作表上，只要展開「更多」的選單，按下「新增至工作表」。
Step 4
至工作表清單中，就可見上步驟新增的事項，也省去重新建入工作事項的時間。
15.取消已由Gmail寄出的郵件
開啟研究室的取消傳送
在Gmail設定頁面裡，有個「研究室」的標籤頁，這裡提供許多還在實驗，尚未正式公布的研發功能。當中「取消傳送」功能，就是將按下傳送的郵件，於幾秒鐘內收回的功能，因為有許多情況下，是在傳送郵件後，卻又臨時後悔想要收回郵件，或是還沒完成的郵件，不小心按下了傳送，諸如此類的狀況，都可以透過取消傳送的功能，在有限的幾秒鐘之內，阻止郵件寄送出去。
Step 1
在Gmail的設定頁面裡，選擇「研究室」的標籤頁，這裡提供許多還未正式公布的功能。
Step 2
下拉頁面找到「取消傳送」的項目，並點選「啟用」後，按下儲存變更。
Step 3
當寄出一封後悔的郵件時，立刻按下上方訊息框裡的「復原」。
Step 4
此時郵件上方的訊息框，會出現「已取消傳送」字樣，這也表示這封郵件並未被寄出。
