Excel 製表小訣竅：格式化條件設定，讓重點一目了然
利用 Excel 製作資料表格時，經常會隨著時間及樣本數變多，而讓表格愈來愈龐大，甚至會因為累積的資料量太大，而無法快速及準確地找到關鍵內容。這邊就要教你如何使用 Excel 的格式化條件設定，來找出重要數據資料。
利用Excel製作資料表格時，經常會隨著時間及樣本數變多，而讓表格愈來愈龐大，甚至會因為如何使用累積的資料量太大，而無法快速及準確地找到關鍵內容。當然，雖然說透過建立函數條件，可以在龐大的資料庫裡，篩選出符合條件的資料，但要建立函數條件，說難不難，說簡單也不簡單，最基本的要先知道函數怎麼選擇，才能進行之後的條件設定，其實，還真不是件容易的事。
因此，如果在時間緊迫下，又或是不了解函數怎麼使用時，不妨可以試試Excel內建的格式化功能，透過內建的樣式，再依照情況進行細部的設定調整，就可以在龐大的Excel資料表中，快速突顯出想要的訊息。甚至進一步還可以搭配小圖示使用，讓表格能夠更佳精準的呈現重要資訊。
通常設定格式化的條件，有基本的顯目提示，例如標示大於、小於、等於，又或是將儲存格中的數字，以橫條或色階顯示，甚至也能依條件設定，從表格中挑選出百分比等。這裡就以簡單的個人帳簿為例，透過格式化的條件，可以檢示一年中的各項支出費用裡，哪些超過預算，哪些又符合標準值。
▲在「設定格式化的條件規則管理員」裡，可以針對預設或自定的條件，進行內容的修改
Step 1
選取要做為格式化的儲存格，並選擇「設定格式化的條件」→「醒目提示儲存格規格」→「大於」。
Step 2
跳出視窗後，先點選要做為比較條件的欄位，此例為B2，視窗裡便會出現「$B$2」。
Step 3
為了將此格式條件通用整個表格，將「$B$2」改為「B$2」；並設定表格資料的顯示條件，下拉選單可以選擇預設及自訂。
Step 4
在「設定格式化的條件」→「管理規格」項下，檢查設定條件是否無誤。
Step 5
於出現的視窗可以按下「編輯規格」，進行格式條件的修改。
Step 6
重複步驟1至步驟3，設定其他格式條件。切記每項格式條件設定時，務必要重新選取格式化的儲存格。
Step 7
選取設定的條件格式欄目，並按下選單功能列的「複製格式」圖示。
Step 8
當出現油漆刷的小圖示後，就可下拉到想要套用的行列裡，表格資料就會自動依格式化條件顯示。
延伸閱讀
Excel 表格加上專屬浮水印，用內建的文字藝術師來做就行了
本文同步刊載於PC home雜誌
歡迎加入PC home雜誌粉絲團！
