不同的企業對於數據展示與處理的要求也各不相同，這就造成了其對報表軟體功能需求的千差萬別。一般來說，企業是否需要報表軟體、需要怎樣的報表軟體功能可通過以下幾點確定：
怎麼判斷企業需要報表軟體
報表編號
報表編號越大，表明企業對於報表軟體的需要程度越高。因為通過報表軟體製作報表更容易，而且通過報表軟體進行報表管理與功能維護也更容易。
報表分發模式
如果報表僅分布在一個的模式（例如電子郵件或瀏覽器）中，我們可以考慮從頭構建報表軟體的可能性。但是，如果用戶是通過多種渠道獲得報表，那麼對報表軟體的投資就是一個有意義的投資行為：報表軟體相當於打包了這些分發模式，將之呈現於一個報表系統之中。
專業報表製作
專業報表製作：用戶是否能夠創建自己的即席報表？如果不能，那麼我們就更應該買一套報表工具了。一般而言，報表軟體供應商都積累了豐富的經驗，明白使用者能夠創建即席報表是一項重要的應用。如果想實現製作專業報表的功能，這個功能就必然依賴於一個強大的元數據層，一個企業很難拿出一個元數據模型來很難從頭構建報表軟體。
需要什麼樣的報表軟體
只存在於數據倉庫中的數據時毫無價值的，有價值的是數據表達出來的信息，報表軟體的價值就在於表現數據隱藏的信息，那麼什麼樣的報表軟體才稱得上優秀？我們一般從以下幾個方面判定一個報表軟體的優劣程度：
數據源連接功能
企業系統一般有兩種類型的數據源，關係資料庫和OLAP多維數據源。通過報表軟體，我們可能同時支持這兩種數據源。在諮詢報錶廠商時，一般都會得到肯定的答覆：兩種數據源我們都支持。但試用後會發現，報表軟體可能只對一種數據源的支持度比較好。
定時調度
實際情景中，數據倉庫的使用者是企業決策者。企業決策者在周五或周一了解前一周各方面的數據，以確定新工作的方向。花哨的專案和鑽取能力不會引起企業決策者的興趣，因為他們壓根不碰這些功能。
基於上述情況，報表軟體必須具備定時調度功能——每周、每月定時匯總報表，並通過電子郵件或網頁發送給企業決策者。
許可權設置與安全管理
報表是面向多個用戶的，確保人們只能看到他們許可權內的報表非常重要。安全性管理粒度需要細分為報表級，文件夾級，列級，行級，甚至單元格級，並且製作的所有報表都需要有許可權設置。此外，報表需要有與公共網路的登錄協議交互的安全層。而且，一般大公司都開發了自己的用戶驗證機制，並且有「單點登錄」的功能需求。對於這些情況，報表與內部系統之間的無縫集成可能需要一些工作。這就需要報表軟體對這些需求的高支持度。
功能定製
很多人有過這樣的經歷：在投入了大量的時間與資金之後，我們還是無法熟練使用某種系統。這無疑是在浪費時間。很多時候，業務人員更願意直接把報表軟體放在自己的演示中或給上級的報表中。如果報告插件為業務人員提供了一種簡單的方法，令預先設定的報表符合企業標準，那業務人員的工作就會更容易，也會節省大量時間。
導出能力
最常見的是導出Excel，word，和PDF這三種格式報表的需求，所以優秀的的報表軟體必須能夠導出這三種格式。
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