NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第五篇-高效力工具，NOTE Station，SpreadSheet，MailPl

★本文共分五篇段落，以下是各篇連結:

1.NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第一篇-開箱及軟體設定安裝
2.NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第二篇-手把手教你玩轉DSM系統
3.NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第三篇-建立固若金湯的雲端備份系統
4.NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第四篇-雲端影音多媒體中心
5.NAS就是這麼簡單:Synology DS916+達人秘笈第五篇-高效力工具，NOTE Station，SpreadSheet，MailPlus Server
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★以下是本文各段落主題，除了幫助你更有系統了解本文外，你也可以點選有興趣標題，進行快速點閱:

NOTE Station 高效力生產工具-文書編輯篇
 ├──>快速分享與同工作業
 ├──>多平台的同步處理，Chrome、行動DS NOTE
└──>超級助手Synology Web Clipper

SpreadSheet 高效力生產工具-試算表篇
 └──>★SpreadSheet試算表、多工協同合作

 MailPlus Server快速建立公司、個人郵件伺服器
 ├──>★Mail server 架站事前準備
 └──>★支援high-availability 叢集備援

 MailPlus用戶端軟體
 ├──>★備份其他信箱郵件到DS916+
└──>★高效標籤示管理
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在DSM 6.0版中，推出一系列的能提高生產力的工具，像是全新的 Note Station 或是 SpreadSheet ，除了可以讓多人同時建立,編輯外，更可以方便的進行協同合作，即時看到其他人的修改，讓協力合作變得更輕鬆且方便。

Note Station的安裝

▼透過套件下載中心，可以找到分類為"生產力工具"的Note Station，輕鬆點選安裝，就能夠自動幫你裝好。Note Station 就是一套文書處理軟體，當你需要快速記下筆記、撰寫報告，或製作投影片時，你就可以在Note Station編輯，並立即同步分享給同事或朋友，更方便的進行協同合作。

▼打開Note Station，映入眼簾的是個很簡潔的操作畫面，左邊是筆記檔案分類區，而最右邊就是編輯區。

▼接下來，你可以先建立好各個不同分類筆記本，方便將檔案有效歸納整理。

▼當按下建立按鈕，馬上就能建立一份編輯的文件，進行文件編輯工作。

▼而編輯區的功能，雖然不能像微軟OFFICE那麼齊全，但基本的編輯功能都有，像是建立表格、插圖、畫線，連製圖功能都有。像筆者工作上需要用到的報價單，透過Note Station就能快速建立，而且立即分享給同事，效率大大提升。

▼Note Station還提供三種圖表功能，像是柱狀圖、線圖、餅圖，更豐富你的編輯內容。

Note Station除了文字編輯外，更有簡報模式、表格、郵件擷取工具等新功能，幫助你和你的團隊完成更多工作。

快速分享與同工作業

▼在DSM 6.0中，分享是一件很簡單的事，輕鬆一點分享圖示就能把你的檔案連結點，透過FACEBOOK等社群軟體分享出去。

▼除了分享方便外，在Note Station 中最主要的訴求就是協同工作功能，你可以點選想要一起工作的夥伴，可以馬上即時看到其他人的修改，讓溝通更有效率，也讓團隊協力合作變得更輕鬆且方便。

多平台的同步處理
Note Station不僅只可以在NAS伺服器上處理，現在它更以在Google Chrome上離線編輯了！你可以從 Chrome 線上商店安裝 Note Station 離線應用程式，開始在另一個視窗編輯筆記，即使網路連線中斷也沒問題。在 Chrome 的通知面板裡，你也可以接收待辦事項通知。

▼Note Station 開發出Google Chrome的版本，在上面你可以直接做離線編輯，等到網路連線再同步到你的NAS伺服器上。

▼打開GOOGLE版本的Note Station，首先也是要先輸入Quickconnect ID，和帳號密碼等資料。

▼驗證無誤後，就能登入你的DS916+，啟動Note Station編輯，畫面操作都是一樣的!!

▼除此之外，透過手機平板，只要下載相對應的APP，你就能隨時隨地處理編輯，及分享資料。

▼像這份報價單，只要透過手機連結傳送，不管身處在何地，都能掌握最新給客戶的報價。

▼而且，在行動裝置上，你也可以達成像桌機那般協同工作功能，點選你的同事或朋友，就能將檔案分享，讓工作更有效率。

★超方便的Synology Web Clipper功能

▼Synology在Google Chrome上開發一套相當方便的Synology Web Clipper。Synology Web Clipper 可擷取網頁內容並將其儲存至您的 Synology NAS。您可以儲存包含文字、圖片和連結的完整網頁。此功能可替您節省管理無數瀏覽器頁籤和書籤的時間。透過 Synology Web Clipper，您可以輕而易舉地使用 Note Station 來存取所擷取的內容，亦能新增標籤和註解來管理該內容。

▼安裝好Synology Web Clipper後，這時你會在Google Chrome的右上角，看到像是一本書的圖示，點選後，同樣出現要求輸入Quickconnect ID，和帳號密碼等資料，設定好後，以後畫面資料的擷取，就能自動存入你的Note Station中。
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▼例如看到相關類似的產品報價，想要馬上擷取資料!這時只要呼叫出Synology Web Clipper，並點選儲存後，整個相關的網頁就會被存進你的Note Station中。

▼出現截取成功後，就表示資料也截取並儲存成功了。
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▼在登入DS916+的Note Station，你就能看見剛剛擷取的網頁資料，有文字有圖形，方便後續的編輯。

▼Synology Web Clipper的擷取模式，可以分為四種，簡化內容和完整內容，這是包含"可編輯"的文字和圖形，而頁面快照和螢幕快照，則是擷取成為圖片檔，是無法編輯文字的，這個要注意到!
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在DSM 6.0版中，推出一系列的能提高生產力的工具，像是全新的 SpreadSheet ，除了可以讓多人同時建立,編輯外，更可以方便的進行協同合作，即時看到其他人的修改，讓協力合作變得更輕鬆且方便。

▼SpreadSheet你可以建立新編輯，也可以匯入微軟EXCEL編輯的檔案!

▼SpreadSheet是一套試算表軟體，不需要安裝到個人電腦上，只需要透過遠端連線就能執行，換句話說，任合一台可以上網的裝置，就可以連線到DSM 6.0中，啟動SpreadSheet試算表。

▼SpreadSheet可以讓使用者自行新增標籤設定，你可以為每個試算表新增一或多個標籤，這樣可以方便搜尋檔案，讓工作更有效率。

★SpreadSheet試算表、多工協同合作

▼在DSM 6.0中，非常重視分享功能，所以你可以看到，在SpreadSheet中，輕鬆一點就能把你的檔案透過FACEBOOK等社群軟體分享出去。

▼除了分享方便外，在SpreadSheet中最強大的就是協同工作功能，你可以點選想要一起工作的夥伴，可以馬上即時看到其他人的修改，讓溝通更有效率，也讓團隊協力合作變得更輕鬆且方便。

▼在筆者實地操作體驗這個功能，開啟兩個不同帳號視窗，同步進行。

▼在SpreadSheet中，有一個有趣的畫面，就是你可以，即時，同步的看到對方的動作，像這個藍色框框，顯示目前對方游標正停留在這個格子上。

▼透過以下影片操作，在SpreadSheet中的協同合作，資料是即時，同步的，當你輸入資料後，對方的SpreadSheet試算表也會立即自動出現同樣的資料，達成資料真正的同步。

▼SpreadSheet，還提供歷史版本還原，針對某個修改時間點，使用者可以依照需求還原資料，同時也可以看到檔案由哪位使用者修改，不怕檔案資料誤刪誤改，能夠確保資料的安全，

★MailPlus Server快速建立公司、個人郵件伺服器

MailPlus Server的優點有:
1.它可以利用兩台 Synology NAS 伺服器的Active/Active 架構處理能力，最佳化服務可用時間，讓你再也不必擔心突如其來的意外或伴隨郵件服務中斷而來的高昂代價。
2.透過將工作量分配到兩台 Synology NAS 伺服器上，可使 MailPlus Server 的效能最佳化 – 即使是兩台不同的型號也能做到。手動移轉則能讓需要服務不中斷的企業在設備維護或升級期間仍能順暢運行。

Mail Server電子郵件伺服器，通常是企業公司或團體所必需的網路伺服器功能，這樣可以免除要靠第三方服務才能提供EMAIL功能，更可以做到有效控管、無容量限制等等好處，而透過DS916+，你就可以輕鬆建立起自己需求的Mail Server，在Synology DSM 6.0中更提供了全新的 MailPlus 和 MailPlus Server 套件，除了更方便有效率的幫助企業建立安全、可靠且私密的郵件伺服器外，同時提供更好用的郵件客戶端，讓員工傳送、接收信件。

Mail server 架站事前準備

架設Mail server郵件伺服器，說簡單其實也很簡單，首先要先準備好一組固定IP，一組Domail Name網域名稱，基本上就可以說完成40%的前置作業，只不過要這些要拿到架設Mail server郵件伺服器上，還要多一些的步驟
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一個固定 IP 位址
在一般小型企業或家庭網路，使用的 IP 很有可能是『非固定 IP 』。而一般架設伺服器，首先就是要將『非固定 IP 』改成『固定 IP 』方式。國內的 ISP 業者，例如像 Hinet 或 Seednet ，皆有提供 ADSL 的『非固定 IP 』轉成『固定 IP 』服務，當然費用上：固定制會比非固定制稍貴一些。通常稍具規模的中小企業，都已經是使用『固定 IP 』。

一個網域名稱
一個網域名稱（Domain Name）對於一個郵件伺服主機是很重要的，這同時也是您架設好的郵件伺服器所使用的郵件地址，或許未來 Web 網站也有機會用到的。

DNS 的反解也很重要！
對於一般的伺服器來說，我們只要使用正解讓用戶端可以正確的找到我們伺服器的 IP 即可架站，舉例來說 WWW 伺服器就是這樣。不過，由於目前收信端的郵件伺服器會針對郵件來源的 IP 進行反解，而如果你的網路環境是由撥接取得非固定的 IP 時，該種 IP 在 ISP 方面通常會主動的以 xxx.dynamic.xxx 之類的主機名稱來管理，偏偏這樣的主機名稱會被主要的大型郵件伺服器 (例如 hotmail, yahoo 等) 視為垃圾信件，所以你的郵件伺服器所發出的信件將可能被丟棄，那可就傷腦筋了！

Mail eXchange Record
mail Server 相互遞送信件時，需要靠『 MX 』紀錄。MAIL SERVER 的「MX 記錄」是設定郵件伺服器所屬的網域的郵件交換(mail exchange)主機用的紀錄，也就是說當您有了自己的網域之後，若要架設郵件伺服器，最好就要新增一筆 MAIL SERVER MX RECORD。

▼建立郵件伺服器Mail Server，是一般公司常見的需求。全新的DSM 6.0中提供了新的MailPlus Server，它可以快速方便的幫企業用戶建立郵件伺服器。

▼進入主選單後，點選MailPlus Server，即可啟動接下來的郵件伺服器Mail Server的設定。

▼MailPlus Server安裝設定，真的很簡單，透過引導設定，就可以很快速建立好郵件伺服器Mail Server。
在首先畫面上，可以看到詢問是否已新的郵件系統或是從先前安裝的Mail Server套件移轉過來。

▼這個畫面設定選項中，"帳號類型"指的是本台DS916+NAS上的使用者帳號，網路介面則需要輸入準備好的IP位址，"郵件系統主機名稱"就是網域名稱，儲存空間，則是指向MailPlus Server儲存郵件的硬碟位置。

▼接下來會顯示剛剛設定好資料的摘要，當你確定無誤後直接就按下"套用"。

▼緊接著，安裝程式就會依照剛剛設定需求，全自動幫你搞定接下來的複雜細部設定。
沒錯，當按下"完成"後，個人專屬的郵件伺服器Mail Server就成功建立好了!是不是很簡單??

MailPlus Server的主控介面

▼當建立好MailPlus Server，進到主畫面，就會看到以下畫面，左邊主要是功能選項，像是點選監控，右邊就會顯示出目前MailPlus Server的各項數值，資源使用率..等等

▼在伺服器狀態選項，可以看到目前MailPlus Server郵件伺服器的狀態，像是IMAP/POP3與SMTP執行狀態，或是CPU與RAM的的使用率狀況。

▼而且MailPlus Server郵件伺服器還可以設定high-availability 叢集，串連網路上另一台NAS，建立郵件伺服器備援系統。

▼「high-availability」(高可用性) 指的是一種伺服器配置解決方案，能降低因伺服器異常造成的服務中斷。Synology High Availability (SHA) 使用兩台伺服器組成「high-availability 叢集」，一台伺服器擔任「主伺服器」、另一台伺服器則作為備用的「副伺服器」。
在 high-availability 叢集中，主伺服器上的資料會持續複製到副伺服器上，所以兩台伺服器上會有完全相同的檔案。因此，萬一主伺服器故障或發生異常，副伺服器可接手所有服務，將系統停機時間縮至最短。