Gmail 研究室 五大設定好好玩

janus

你知道Gmail研究室有多達三十幾種應用玩法可以發掘嗎？由於Gmail信箱容量相當大，很多人可能從很久以前便申請了一個郵件帳號，然後就將這個信箱擺放到現在，一直任由重要的、不重要的信件一直塞到信箱裡， 所有的信件照單全收，從來沒有想要去管理過。不過，對很多用慣傳統收件匣形式的使用者來說，Gmail的介面邏輯也的確很難管理，捨棄資料夾而用星號標籤來為郵件進行分類，雖然也是一種資料管理的好方法，不過相信很多人依然從來沒有理解過其中的邏輯，以致於Gmail從推出到現在也有好幾年時間，但很多人還是沒有懂過這些關係。

上述這些問題，其實現在也還是無解。不過，透過Gmail「設定」裡的「研究室」，裡頭放著的是來自各國的Google程式設計師針對Gmail所設計的一些小功能，可以讓你把自己的Gmail改頭換面一番。雖然這些放在「研究室」的功能全都還在測試階段，不過能公開的都已經相當穩定，不用太過擔心。

由於研究室提供的小玩具有數十項之多，在這裡我們就僅依照幾個主題來切分，介紹對國內使用者比較有用的項目，如果你對其它的工具還有興趣，則可以自己再去研究其他的小玩具。

▲ 透過啟用Gmail的研究室功能，你可以用更有效率的方式來瀏覽你的Gamil信箱，並且可以加快郵件的處理速度，以及將所有雜亂無章的郵件整理的井井有條。

1. 多種連結文件直接預覽

啟動研究室設定

Step 1

進入Gmail信箱後，點選上方的「設定」項目。

Step 2

在「設定」這個頁面中，點選進入「研究室」的項目。

Step 3

進入之後，在下方列出了目前五花八門的各種研究室功能可以套用。要使用這些功能，只要在右邊的選項勾選「啟用」就可以了。

Step 4

在這裡我們將「在電子郵件中預覽Google文件」的選項勾為啟用。

預覽各類文件連結

Step 1

現在我們回到Gmail的收件匣， 只要對方傳來的是帶有Google文件的連結，就可以在下面預覽文件的內容。

Step 2

就算是簡報檔案，下方也有前進後退播放的選項，可以直接在郵件中播放，不需要跳到其他頁面。

Step 3

如果信件中帶有一個以上的文件連結，則下面就會都有對應的「顯示預覽」項目可以選擇。

Step 4

除了Google文件以外， 在研究室中還有其他不同的文件連結可以勾選預覽，像是Flickr的連結也可以設為預覽。

2. 用多收件匣管理郵件

Step 1

要使用多收件匣之前，我們需要先透過篩選器來為某些郵件建立標籤。首先點選設定中的「篩選器」項目，然後在下方選擇「建立新篩選器」。

Step 2

在這裡有各種條件可以建立，我們打算將從特定網域寄來的郵件都歸為一類，因此在寄件者中我們輸入「techbang.com.tw」，然後按「下一步」。

Step 3

接下來勾選「套用標籤」，在右邊的下拉清單中建立一個要為這命名的名稱。選擇好之後按下「更新篩選器」。

Tips:

如果你希望將篩選功能套用在目前現存在你Gmail中的所有郵件上加以過濾的話，要記得勾選「同時套用篩選器到以下......個會話群組」中。

Step 4

之後你在左邊可以看到剛剛建立的標籤，點選這個標籤，右邊就會列出符合篩選器規則的郵件。

多收件匣管理郵件

Step 1

現在，在研究室中，找到「多個收件匣」這個項目，勾選「啟用」。

Step 2

在窗格0中的搜尋查詢，填入「label:techbang工作清單」，其中「techbang工作清單」這幾個字為剛剛我們所建立的標籤名稱。然後將「新面板的位置」勾選為「收件匣的右方」。

Step 3

現在所新增加的收件匣，就會出現在畫面的右邊。

Step 4

你也可以調整位置到上方，看起來會直覺一點。

3. 效率管理郵件

將重要郵件變成快速連結

Step 1

在研究室中，啟動「快速連結」以及「拖曳導覽列項目」。

Step 2

當我們開啟某個郵件，裡頭有比較重要的訊息時，我們現在可以在左邊的「快速連結」區塊中，點選「新增快速連結」。

Tips:

在研究室中如果勾選「拖曳導覽列項目」，可以用拖曳的方式將「快速連結」這個區塊上下移到適合的位置。

Step 3

然後在跳出的視窗中，為這個新增連結取一個好辨識的名字。

Step 4

之後當你瀏覽郵件時，就可以直接點選左邊快速連結區塊中的連結，馬上找到你要的郵件。

分類管理標籤及星號

Step 1

在研究室中勾選「巢狀標籤」以及「醒目星號」兩個項目。

Step 2

進入「設定」的「一般設定」/「醒目星號」的項目，在這裡列出更多的星號，你可以用拖曳的方式，把「不在使用中」的星號，往上拖到使用中的列表。

Step 3

在「設定」/ 「標籤」中，你可以將標籤加以分類，例如我們將「工作分類」建立為一個標籤，工作分類的子標籤則用「工作分類/ 專案」、「工作分類/ 參考資料」這種方式增加。

Step 4

回到收件匣，現在的標籤就有樹狀結構，子分類可以打開或是收起來。

4. 快捷處理信箱操作

滑鼠手勢及快捷鍵設定

Step 1

在研究室中勾選「滑鼠動作」以及「自訂鍵盤快捷鍵」兩個項目。

Step 2

進入「設定」現在會多出一個「鍵盤快速鍵」的頁籤，在這裡會列出各種動作，以及快捷鍵的設定。

Step 3

並且要到「一般設定」中，有個鍵盤快速鍵的項目，要勾選「開啟鍵盤快速鍵」。

Step 4

在收件匣的頁面，按下滑鼠右鍵並往右滑動，可以跳到下一個窗格。按下滑鼠右鍵往左滑動，則是跳到上一個窗格。

增強Gmail的搜尋功能

Step 1

勾選「Google應用服務搜尋」以及「Google搜尋」兩個項目。

Step 2

當你在郵件中要查詢某些關鍵字時，在上方的工具欄有多出一個Google的圖示，點選下去可以直接把你所選的關鍵字送去Google查詢。

Step 3

查詢的結果會出現在畫面的右下方。

Step 4

在上方搜尋欄位中輸入要查詢的關鍵字，下方所搜尋出來的結果除了會列出郵件中帶有關鍵字的相關郵件外，現在會增加把Google文件中帶有關鍵字的相關資料也列出來。

5. 加入快速回應、離線瀏覽功能

建立快速回應訊息

Step 1

在研究室勾選「罐頭回應」選項。

Step 2

然後在你編寫郵件時，可以將經常會用到的文字選取起來，下拉右上角「罐頭回應」項目，選擇儲存「新增罐頭回應」，並且在此為這個新增的罐頭回應取名。

Step 3

之後當你要重複輸入同樣的訊息時，直接下拉「罐頭回應」中的「插入」，找到你剛剛命名的罐頭回應名稱即可插入。

Step 4

如果你有事暫時有幾天無法回信的話，你可以在「設定」/「一般設定」頁籤中，找到「休假回覆」，在這裡可以設定自動回信的留言內容。

讓Gmail也可以離線瀏覽

Step 1

有時你需要在無法上網的地方，也可以瀏覽已經收過的信件內容。這時你可以點選「設定」中的「離線版」，將「啟用這部電腦的離線電子郵件服務」選項打勾，並按下「儲存變更」按鈕。

Step 2

勾選「我信任這個網站，讓它使用Gear」，之後就一直按下「確定」就可以了。

Step 3

接下來在右上角，會看到顯示「正在完成離線版安裝」的進度顯示。

Step 4

當上方顯示為「已同步」的狀況，就表示已經完成離線版了。可以在桌面上看到離線版的Gmail圖示，點選就可以離線瀏覽收下來的Gmail內容。

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