【精選話題】PowerPoint 應該業務簡報以及學生報告最重要的工具之一，但是除了剪下、貼上之外，你知道 PowerPoint 還有哪些好用的功能嗎？文字圖形化、分欄排版、圖片壓縮、統一修改字型、統計數字變圖表…我們在這裡挑選了十個可以提高你簡報效率的應用，讓你不但用得聰明，而且效率倍增！
快速目錄：
- SmartArt 應用：文字圖形化、文字階層化
- 分欄排版更好閱讀、轉換新格式加快開檔速度
- 用別人的電腦也有同樣的字型、圖片壓縮讓檔案變小
- 快速更換其中一種字型、一次複製簡報內容
- Excel 數據轉為簡報圖表
- 插入其他檔案的投影片
將條列式文字轉換成 SmartArt：文字圖形化，表達更清楚
簡報的用途就是讓讀者在最短時間瞭解文字的意義，文字雖不需多，但求簡明易瞭；純文字的簡報不僅單調，也造成讀者在閱讀上的困擾；適度地將文字圖形化，能讓讀者能夠立即瞭解作者想傳達的意思，視覺上也有美化的效果。
在PowerPoint2007中，已經內建了SmartArt的功能，讓編輯者只需要簡單的步驟，就能輕鬆地將文字轉換成圖形，可說是非常方便。
Step 1
先將文字內容鍵入空白的簡報頁面中。
Step 2
將要轉變成Smart Art的文字框起來，點擊滑鼠右鍵。
Step 3
滑鼠游標移動到「轉換成Smart Art」的選項，選取適合呈現文字內容的圖形。
Step 4
範例中呈現的是活動與時間的關係，透過箭頭圖形可以讓觀看PPT的人更容易理解作者想表達的意思。
教PPT分辨主從關係：利用階層概念讓簡報更聰明
在匯入文字的時候，SmartArt無法分辨文字的階層關係，這時可以利用手動加工的方式，讓視覺更加清楚。例如，當我們想製作一張投影片，說明獎次與贈品的關係時，這時候就適合利用階層的概念來呈現SmartArt。
Step 1
將滑鼠游標移到「垂直區塊清單」對話框中，在欲進行降階的文字上按下滑鼠右鍵，點選「降階」的選項。
Step 2
手動降階後的圖形，就能清楚呈現文字間的主從關係。
（後面還有：分欄排版、轉換新格式）
延伸閱讀：
文章太密？設定分欄好閱讀：整理文章段落的技巧
如果你在文件中插入較長的文字段落，看起來會讓簡報顯得密密麻麻的不好閱讀。這個時候最好的辦法就是讓文字段落改成分欄式的排版，並且在分欄之間多留一點空白的間距，雖然是同樣的文字內容，但可以讓簡報看起來比較容易閱讀。
Step 1
以這張投影片來說，下方的文字段落部分，連走好幾行的內文，顯得不容易閱讀。
Step 2
在上方點選分欄的按鈕，然後點選「兩欄」。但是這時你可能發現下方欄位雖然分成兩欄，但兩欄之間距離太近，分辨不出來區隔。
Step 3
這時你點選文字區塊，然後在欄位的按鈕中，選擇「其它欄」。
Step 4
在間距中設定為「1cm」，就可以看到兩欄之間的間距明顯地有了區隔。
開啟舊版本文件太慢？那就以新版格式儲存
如果你開啟一些簡報檔案特別慢，那麼不妨檢查一下檔案格式，多半都是Office 2007以前舊版本的檔案（副檔名為.ppt），尤其是那種檔案特別大的舊版簡報檔。如果你不想每次開啟都經歷這樣等待的時間，記得要把檔案轉換成新版的簡報格式儲存（副檔名為.pptx），下次開啟檔案就可以恢復正常速度了。
Step 1
如果你覺得檔案開啟很慢，不妨先檢查一下檔案格式會不會是舊的格式。
Step 2
利用另存新檔把檔案轉換為新的格式。
（後面還有：字型內嵌、圖片壓縮）
字型設定好，隨身帶著跑：字體打包小技巧
做簡報最讓人懊惱的就是，明明在家花了很多時間設計，卻因為其他電腦沒有安裝我們當初設計時所用的字體，報告時只能用預設字體呈現，簡報的精緻度就差很多了。其實這個問題只要在我們儲存檔案的時候，勾選「在檔案內嵌字型」，就可以輕鬆把字型打包進檔案裡，隨身帶著走了。
Step 1
通常在設計簡報的時候，我們會選擇一些比較特殊的字型，讓簡報有更豐富的感覺。
Step 2
要將文字嵌進檔案中，只要在儲存檔案的時候點選「另存新檔」。
Step 3
在跳出的視窗中選擇右下方的「工具」按鈕後，點選「儲存選項」。
Step 4
在最下方勾選「在檔案內嵌字型」。
讓簡報檔案瘦身法：將所有圖片壓縮儲存
簡報中如果用到很多圖片，那麼整個簡報檔案就會顯得相當龐大。這時建議你最好把簡報中的圖片檔案壓縮起來，就可以有助於將整個簡報檔案的體積大大減少，不過主要針對的是相片的檔案，如果你的圖片都是用PowerPoint中的向量物件所製作的，則這個方法可以減少的體積就有限。
Step 1
在編輯模式下，選擇圖片，然後再上方點選「圖片工具」中的「格式」，然後再左邊就會找到「壓縮圖片」的選項。
Step 2
在跳出的視窗中，如果勾選「只套用到選取的圖片」那就只會壓縮目前的圖片，否則會對簡報中所有的圖片進行壓縮。
（後面還有：統一修改字型、一次複製簡報內容）
統一修改文件字型 ：不必逐頁修改字型，省時省力
通常我們要更改字型的時候，都是選取文字框進行修改，但是如果要修改整份文件的字型，其實可以不用逐頁選取，只要運用PPT內建的取代字型功能，就可以輕鬆將整份文件的文字置換成同一種字型，節省時間。
Step 1
這份簡報內的字型原先是新細明體，為了更改整份文件的字體，首先點選「常用」右方的「取代」按鈕，按下「取代字型」的選項。
Step 2
這時會跳出取代字型的視窗，在「取代」中選取「新細明體」，然後選取想置換的字體。
Step 3
按下「取代」按鈕之後，所有文字將會被置換為上一步所選取的字體。
Step 4
這個功能可以置換整份文件的字體，甚至文件首頁的標題也不例外。
一次複製所有簡報內容：切換到大綱模式的妙用
有時你會需要複製多張頁面的簡報內容，然後貼到像是Word這類其它的應用程式中，進行其它方面的應用。不過PowerPoint裡頭一次只能選擇一張簡報的內容進行複製，難道要一張一張地複製貼上嗎？其實不用這麼麻煩，只要切換到大綱模式，就可以快速選取多張簡報內容，輕鬆地複製貼上所有的內文到其他應用程式了。
Step 1
一般簡報如果有一個以上的文字方塊，你就算想要全選整個頁面，實際上是都無法跨文字方塊選取的。
Step 2
這時你可以切換到大綱模式下面。
Step 3
在大綱模式將所有的內文選取起來，並且選擇「複製」。
Step 4
現在跳到Word裡頭，你也可以直接將整份簡報的文字貼上了。不過圖片是沒辦法複製過來的。
（後面還有：Excel數據轉為簡報圖表）
將Excel數據轉為簡報圖表：利用插入圖表工具
大家都知道Excel的數據可以利用Excel內建的圖表工具來將數據轉換為圖表呈現，但是如果你在PowePoint裡頭要插入Excel圖表的話，除了在Excel中預先做好圖表，一般人會用手動的方式來輸入數據。但其實比較聰明的作法，是利用複製貼上的方式，把Excel檔案內的數據貼上，然後再轉換利用PowerPoint的圖表工具來呈現。
Step 1
這是我們在Excel中的原始圖表數據。
Step 2
建立一個PowerPoint檔案，點選「插入」選單，選擇「圖表」。
Step 3
我們選擇要插入的為「直條圖」，然後再右邊選擇要用到的直條圖類型。
Step 4
選完之後會跳出Excel出來，預設有數列1、數列2等欄目及數據，並且有藍色區塊線條，用以標示圖表資料的範圍。
Step 5
現在我們把我們的數據貼上，然後調整藍色區塊範圍完整包圍我們的數據。
Step 6
關閉Excel後回到PowerPoint，就可以看到已經轉換為圖表了。
（後面還有：插入其他檔案的投影片）
插入其它檔案的投影片：合併將其它投影片內容
當我們要插入另外一個投影片的內容，如果用複製的方式，別的投影片的版面會在複製過來的時候會套用目前投影片的版型，因此需要用插入的方式來讓投影片版面原封不動呈現。過去在 Office 2003 還有插入投影片的功能，但是到了2007開始，這個功能改名為「重複使用投影片」，也讓人因此以為這個功能被取消了。
Step 1
當你要插入其它檔案的投影片，只要在「常用」頁籤中點選「新增投影片」，並選擇下方的「重複使用投影片」。
Step 2
在跳出的視窗中選擇要插入的簡報檔案。
Step 3
在右邊會有一個視窗顯示這個簡報檔案中有幾張投影片，你可以選擇其中要插入的投影片來插入。
Step 4
預設插入的投影片內容會套用目前的版面配置。如果你要以原始的版面呈現，則要勾選下方的「保留來源格式設定」。
延伸閱讀：
謝幕預告：微軟 2 年後停止支援 Windows XP 及 Office 2003
Windows 、Office 序號弄丟別緊張，6 步驟從電腦找回來
本文同步刊載於PC home雜誌
歡迎加入PC home雜誌粉絲團！
