很多公司的電子郵件是使用 Microsoft Exchange 伺服器。但信箱容量有限，三不五時就來訊息通知信箱快滿了，實在很擾人。如果你覺得常常要手動刪除或封存郵件很麻煩，不妨設定自動封存，就不用擔心信箱容量常爆掉了。
由於大公司人數眾多，Exchange伺服器的管理者通常會限制每個使用者所分配到的容量，因此當郵件一多，Exchange伺服器就會不斷地通知使用者信箱已經快到分配容量的限制，實在非常煩人，在分配容量快滿的時候，更不能收發信。
這時我們必須刪除或是封存一些郵件到本機硬碟上，讓容量空出來才能夠繼續使用Exchange伺服器收發郵件。如果你覺得手動封存好麻煩，你也可以設定自動封存的時間和位置，讓你的Exchange伺服器電子郵件再也不會容量不足。
封存現有郵件
Step 1
Exchange伺服器會在你快到達設定空間限制的時候通知你。這時我們必須刪除或是封存郵件才能清出空間給新的電子郵件。
Step 2
要手動封存電子郵件請選擇「檔案」→「信箱清除」。
Step 3
我們可以先使用「清空[刪除的郵件]」。
Step 4
接著請按一下「封存」按鈕，叫出「封存」視窗，你可以使用預設的封存設定封存所有的資料夾，或是手動封存所選擇的資料夾。
Step 5
在封存進行的時候，你可以在Office 2010底部資訊列看到目前的封存進度。
Step 6
在封存完成後，你就可以看到現在Exchange信箱中的空間已經清出來了。
設定自動封存
Step 1
如果之後你想讓電腦在一段時間後就自動封存電子郵件，你可以利用「資料夾」工作列中的「自動封存設定」來調整想要的封存方式。
Step 2
接著請依自己想要的方式調整「Inbox內容」視窗裡的設定，你可以設定電子郵件超過多久時間需封存，也可以指定封存的位置。
Step 3
你也可以利用「預設封存設定」按鈕指定未來封存的預設設定。
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