對於絕大部分的企業和政府機構來說，日常生活中的很大一部分就是處理各種數據，將各種數據以一種更為直觀和清晰美觀的方式呈現出來，此時最能夠幫助我們的就是圖表，因為數據分析展示和處理的複雜性，因此對於圖表工具的功能要求自然也是比較高的，那麼一款優秀的產品要包含哪些基本功能呢？
第一、展示功能
數據對於我們來說是優秀的資源，是具有巨大的利用潛力的資源，如何才能夠開發出這些資源呢？如何才能夠近期後期的處理呢？第一個關鍵的步驟就是將其展示出來，為了更好的展示數據，圖表已經準備了超大的容量，容量的豐富能夠讓它春初更多的數據，日後在查詢的時候自然也就更為方便。
第二、分析功能
需要指出的是，圖表只是一個概稱，它本身不僅包含了圖表和表格等，還有條形碼以及子報表等產品，這些產品在展示數據上都具有不一樣的功能，當然也是各自具有不同的優勢，尤其是圖形，它往往是在對數據進行數據分析之後才展示出來的，是分析後的結果，用戶都是可以直接引用這些數據的。
第三、表格作用
而圖表製作軟體中所具有的表格作用則是將數據更為詳細的展開，因為在不同的數據處理任務中，人們所需要的數據的詳細和大概的程度是不同的，當人們對數據的詳細程度要求高的時候就能夠從表格中獲得了。
第四、可視化作用
當然，對於圖表來說，輸入是關鍵的一個步驟，而輸出也是相當關鍵的一個步驟，比如說它可以通過EXCEL來輸出，也可以圖像的方式來輸出，在不同的形式之間往往能夠實現自由的轉換，這樣才能夠讓它的可視化效果得到保證。
第五、模型作用
圖表製作軟體之所以會被人們更多的運用就在於它本身含有很多的模型，包含了當前最被人們常用的模型，這些模型的意義就在於當人們需要創建新的圖示以及表格時可以更為自由方便，讓用戶們的工作效率顯著的提升。
這就是對當前的圖表軟體所具有的作用進行的介紹，從當前的介紹中我們可以看出，一款優秀的報表軟體不僅要具備龐大的容量來容納數據，還要有強大的處理功能來進行深度的數據處理，當然在後期中也需要以一種更為清晰直觀的方式將分析出來的結果展示出來。
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