中小企業資源有限，要選擇適合的方案來搭建數據平台，開展數位轉型
在數位化建設方面，中小企業不同於大型企業規範的專案管理，由於人員、財力、管理的局限性，很多地方需要做不同的預算和管理，有著自己適用的方案和體系。關於中小企業該如何搭建企業數據平台，這裡分享永銀文化的建設經驗，原文為永銀文化CIO周蘇東在帆軟百城巡展上的演講。
永銀文化主要從事錢幣、郵票、貴金屬業務，在文創基礎上進行相關產品的開發與整合，年銷售額近46億新台幣。公司銷售渠道包括銀行渠道，禮品公司渠道，以及京東、天貓、蘇寧易購等電商渠道，其中在銀行渠道與招商、浦發、中信等二十多家銀行開展了深入合作，成為多家銀行排名第一的供應商。
先說說數位轉型成果，足夠有吸引力
1、業務支撐：通過統一的數據平台搭建，實現數據收集和應用規範，支援靈活的應用場景訂製，較低成本滿足業務部門的各種應用需求；
2、運營優化：通過視覺化報表，為運營決策提供科學的數據支援，提高整個運營體系對市場的應變能力；
3、管理提升：在永銀文化高速擴張的過程中，成熟的數據分析應用平台為企業流程和組織架構的完善提供了參考和幫助；
再說說數位轉型的背景
1、產品與客戶數據只存在於銷售人員的腦袋裡！
「大潮退去了，才發現誰在裸泳！」回想永銀文化經歷的斷崖式下跌，CIO周蘇東發出這樣的感慨。依賴於對公市場的繁榮，永銀文化曾經實現了高速增長，也掩蓋了其對於管理缺失的風險。2011年後由於政策和商業環境的巨大變化，對公市場急劇萎縮，永銀文化18個億的年銷售額迅速回落到的不到9個億，之前被掩蓋的問題逐漸暴露出來。主要包括：
· 銷售管理缺失：
對每個銷售人員掌握的客戶信息缺乏管控。每個銷售人員手裡掌握的客戶，有沒有重複，有沒有遺漏，有沒有重複上報，這些都無從考證。
· 財務管理缺失：
對於每個客戶的應收賬期是多少，客戶是不是已經產生了信用危險，要求是否合規，這些信息只存在在銷售的腦袋裡，很難從公司層面進行有效的監管，造成了大量的壞賬。
· 產品和庫存管理缺失：
倉庫里有多少產品和庫存，這些產品是不是真的迎合了市場需求，這些庫存需要多久才能為市場消化掉。不能了解這些，就意味著所有的產品、採購計劃都是無效的。
2、內部的精細化管理真的比外部拓展更重要
痛定思痛，經歷這一輪風波之後，公司上下形成了一致意見，內部精細管理比外部拓展經營更為重要。基於這個契機，永銀在信息數據管理方面開始逐漸推進系統的改進、研發、和外購。
但由於中小企業的規模限制，E化建設只能在有限的資源中發揮，不可能每一個應用需求都去上一個系統。這就需要一個通用性、開發性很強的產品，最大程度的滿足各種業務需求。帆軟FineReport報表製作與BI商業智慧平台以其強大的數據填報和數據分析功能，幫助永銀文化將企業內部數據的輸入端、邏輯處理端、輸出端都有效集中在一起，構建了靈活的數據應用平台，成為企業精細化管理重要組成部分。
3、有一套完整的建設方法論，控管整個專案
作為一個開創性專案，永銀文化數據分析平台在建設過程中制定了定位、溝通、規劃、實施的四個步驟，確保了平台順利上線和業務價值的實現：
· 定位、溝通：
包括專案平台在公司業務中的定位，平台的範圍，以及平台中的實際應用場景。明確了定位，就是和管理層、運營層、最終用戶進行實際溝通，嚴格遵循了PDCA管理循環，不斷優化、調整，直至達成共識。
· 規劃：
從人、財、物、事四個方面制定詳細規劃，需要哪些人配合，實施時間和投資成本是多少，需要用到的軟硬體資源有哪些，包括業務流程甚至組織架構上需要做哪些安排，都需要考慮。
· 實施：實施過程較為簡單，但技術的實施過程需要注意對整個專案的管控。為了保證成功的開發、交互，過程中需要嚴格遵守方法論。
數據平台快速上線，滿足99%的企業需求
在合作初期，永銀文化僅把帆軟報表BI平台當作數據收集、數據分析和數據展示的平台，並沒有其他更深層的應用規劃。但是隨著近幾年行動化發展趨勢，加上永銀文化自身規模的不斷擴大，來自業務部門的應用需求越來越多。
「所有資訊系統的頂層設計，其實都不是為這個專案來做的，而是站在你公司發展的角度、資訊體系建設的角度來做的。」周蘇東這樣描述了永銀文化建設數據平台的初衷。
通過比對分析，永銀文化重新審視了帆軟報表BI平台的價值，基於帆軟數據分析平台搭建了統一的企業數據應用平台系統，把數據的輸入端、邏輯處理端、輸出端都集中到一起，再通過這個平台進行特定應用場景的快速上線，滿足了99%（以需求覆蓋資產總價值計算）的企業應用需求。
永銀文化的企業數據應用平台主要包括了數據填報、報表呈現、數據備份三大模塊：
1、數據填報：業務數據收集和流程化管理
永銀文化原來進行數據填報的方式是租用saas平台，每個月支出固定的託管費用，實現業務的瞬間上線。但是，由於saas平台的部分功能和業務的結合并不是很到位，一些環節需要人工干預，當業務標準和數據量達到一定程度的時候， 需要人工操作的部分，效率和準確率都難以得到保障。
為此，永銀文化建立了一套完整的填報體系，並可以基於該體系快速訂製新的填報應用。目前已經開發出來的填報場景包括：訂單的上報，退貨的上報，流程的審批，採購、物流、倉儲體系的出入櫃掃碼，儲位管理，外勤管理等。其中，基於訂單的填報管理和基於外勤人員的填報管理是兩個重要模塊：
基於訂單的填報管理：
隨著公司業務從2B逐步轉向2C，客戶的需求、訂單的構成越來越複雜，需要在saas平台或傳統的ERP系統中定製出完全符合的流程，成本高，周期長，並且會造成不可預期的影響。永銀的訂單填報，以基礎的訂單信息填報為基礎，支援訂單的流程審批、處理和後台的數據匯總，同時根據永銀自身的特點，還能夠快速定製出加急訂單、補貨訂單、換貨訂單等等訂單填報流程，以最短的時間、最小的成本滿足了業務人員所有對於訂單的填報需求。
同時，填報界面還完美的兼顧了行動端熒屏，業務人員可以通過行動端的填報界面，隨時提交訂單信息，保證了訂單錄入的時效性。
基於外勤人員的填報管理：
外勤填報方面，市場上也是有很多的saas產品，但是如果要對銷售人員管理、銷售過程把控梳理出一些特定的業務邏輯，託管的的saas軟體就無法滿足了，因為它是全平台的統一的應用架構，只支援一些簡單的開發，無法支援到應用層級的開發。
永銀最終用了不到一個月的開發時間，在自己的數據應用平台上成功訂製出來外勤填報模塊，完全滿足了外勤管理對填報的需求，並且可以靈活的支援後續應用升級。通過填報，外勤人員每天去了哪裡，拜訪計劃是什麼，做的怎麼樣，完成率怎麼樣， 總部管理人員一目了然。
原來18個億的銷售額，數據和資訊系統亂成一鍋粥；現在46個億的銷售額，無論是訂單、人員還是財務、庫存，通過數據填報，都管理的井井有條。
2、報表呈現：基於數據的企業管理決策
如果說數據填報幫助永銀成功的將數據收集上來，那麼，報表呈現則充分的發揮了這些數據的價值。通過多維度報表呈現，讓總部管理人員對具體的市場情況不再兩眼一抹黑，不同區域、不同渠道、不同產品的銷售情況直觀清晰，各個銷售人員的銷售業績也能進行對比排名，為實現企業精細化管理，制定區域、渠道、產品甚至人員激勵政策提供了有力的數據支撐。
3、數據備份：數據的完整性和有效性
要麼是數據沒有保存下來，要麼就是保存下來的數據沒有利用價值，這是大部分中小型企業在數據應用過程中經常遇到的問題。永銀文化通過帆軟報表BI系統平台定時調度的功能，完美解決了這一問題。
白天系統支援數據填報、數據收集，夜裡則通過30多個定時調度，實現所有業務數據的清洗、分類、切片、整合，隨時滿足前端的調用，保證數據的可用性和調用效率。
未來規劃-重中之重的企業流程優化
永銀文化數據平台的上線和使用嚴格遵循了PDCA管理循環，不斷的優化，深入。對於永銀文化來說，這個優化和深入的過程不僅僅是系統應用的升級，更是對企業流程和組織架構的重新審視。
數據平台的上線，推動了資訊IT部門重新去看待整個資訊架構的合理性，流程的合理性、強壯性。通過數據流程的梳理，進而又推動了公司梳理整個業務體系，考察組織架構的合理性，是不是有調整的需求。從目前上線的這個結果來看，組織架構肯定需要進行一些調整，舉個很簡單的例子：通過流程梳理，知道數據源有一些是以自動化的方式進來，有一些則是以人工流動的方式進來，當數據平台上線後，公司就需要重新審視哪些數據需要人工複核的，哪些數據是系統自動的，然後去進行相應的人員調整。
所以永銀數據平台的上線不意味著這個專案就成功的結束，未來，永銀計劃圍繞數據平台，對整個企業流程和管理進行新一輪的梳理，並通過平台的不斷升級，滿足企業精細化管理過程中不斷出現的新需求，在外部競爭越來越來激烈、市場變化複雜多樣的情況下，率先實現數位轉型。這是一個循環，沒有盡頭的。
