BI（Business Intelligence）商業智慧軟體是近年來的熱門議題，在企業數位化轉型，大數據分析，智慧製造中都有舉足輕重的地位。一些企業多年前就有BI導入，現在需要替換，還有企業正在考察要不要做BI導入，以及導入哪一家軟體。今天我來講講我遇到的一些需要BI軟體導入的公司場景實例，看看你有沒有這樣的場景，幫助你做BI導入決策。
如果你已經在考察BI軟體了，我推薦你閱讀下這兩篇文章：
14大關鍵點，2020年最詳細Power BI ，Tableau ，FineReport比較
什麼是BI（Business Intelligence）商業智慧軟體？
BI是Business Intelligence的簡稱，翻譯為商業智慧，是指用資料分析與視覺化技術將資料轉化為有價值的商業資訊。說清楚BI的定義，有助於我們更好的使用這款軟體。商業智慧作為一個分析工具，可以分解為資料獲取，資料處理，資料分析，資料展示這4個步驟，通過這4步，我們可以將大量無序的資料轉化為簡潔明瞭，視覺美觀，能提供決策依據的報表或儀表板。
1.使用Excel來做分析遇到困難
先來說一個實例，下圖是是一家醫藥公司的在BI商業智慧系統上線前後的統計。他們使用的是FineReport 報表BI系統，上線之前，成本資料十分複雜，需結合生產工序的多個流程節點，對每一物料的使用情況進行統計，再結合最終產出量，計算出單商品的成本。往往需要花費3個業務人員3-5天，卻只能得出一個大概的數值。因此除特殊彙報外，不會安排專門人員處理這方面的工作。上線之後，整合產生工序中各物料消耗與生產產出量，系統自動演算，在每日資料更新後，當月資料根據實際情況變動，歷史月度成本資料穩定不變，既解決了業務人員極其複雜的工作難題，又實現有資料可查、資料準確、即時性高目標。即使流覽全部產品的成本資料，時間也不會超過5min。
詳細BI導入案例：華東醫藥：ERP資料中心和庫存智慧預警，助企業節省90%的資料工作人力
使用Excel做資料分析，資料量大的時候，軟體卡頓和當機情況時有發生，之前處理的資料功虧一簣。另外，為了要達到想要的格式效果，不斷的合併拆分儲存格，使用VLOOKUP、SUMPRODUCT這些函數做計算，非常耗時，報表的時效性就會變差，上個月的財務分析可能需要本月月中才能完成。
這時候導入BI商業智慧系統效果非常明顯。以FineReport報表BI工具為例，提供普通報表，聚合報表和儀表板三種報表設計模式，針對傳統格子式的複雜報表，不規則報表和企業管理儀表板，任何一種報表樣式可以輕鬆製作。企業已經累積的大量Excel檔也不必擔心，可以通過特有的“填報報表”的模式，批量上傳進入到資料庫中，不必因為BI導入全部手工整合。
2.資料來源非常多樣複雜，且不統一
先來看一個服裝企業的案例，這個服裝企業對於“什麼是服裝「斷碼」”定義不同。從管理層來講，公司倉儲的服裝全部尺碼如果不完整就是斷碼；從倉庫的倉管員角度來講，倉庫內的服裝尺碼不全就是斷碼；從門店的業務員角度來講，客戶需要的尺碼當前門店無貨就是斷碼。之前會員系統、庫存系統、訂單系統並未完成主資料整合管理。那麼就會存在倉庫有貨，但是門店對不上貨，無法從倉庫及時取到對應貨品提供給顧客。
之後導入了FineReport報表BI系統，完善和打通貨品資料會員數據後，可以當場給顧客從倉庫調到正確的服裝，還可以根據客戶喜好選擇快遞服裝到客戶家中。所以反過來思考，「斷碼」的含義就是業務不統一，造成指標不統一，流程難以走通。後來我們定義的斷碼就是顧客在門店當場拿不到，且3天內無法郵寄到顧客身邊或者客戶拒絕郵寄，因碼數不全導致這種情況，就是「斷碼」。
詳細的案例看這裡：敦奴服裝：年利潤增長15%，數據分析貢獻佔一半
企業數位化過程中導入了大量軟體，比如ERP系統，財務系統，OA系統，MES系統等等，但常常需要將不同系統中的資料進行整合分析，這時候常常的作法是手工從系統中匯出需要的資料，然後對這些資料進行整合和分析。這個過程非常的耗費時間和人力，另外還常常遇到資料不統一問題，同樣的銷售額這個指標，在ERP系統和財務系統中導出的資料竟然不一致，讓人無所適從，失去了資料質量最重要的基礎——資料準確性。BI導入的第一步往往是指標梳理，也就是所有資料庫中指標統一的過程，以達到定義統一、口徑統一、名稱統一、參照統一以及來源統一的目的，進而形成一套一致、規範、開放和共享的業務標準資料。
3.經常製作重複性報表
先來看一個案例，這家LED顯示器製造企業，每月都要召開「月度經營分析會議」，會之前需要統計當月及累計的所有經營資料，然後使用PPT製作簡報來向老闆彙報，就利潤表一張報表而言，在核算數量龐大的利潤表時，往往要先把各個不同的明細導出，然後自己加工計算，資料非常複雜，出錯率很高，往往都要複核很多遍，複核的繁瑣在於70多個對應市場或子公司都要獨立核算，各個區域公共費用等資料全部手工分攤到市場，然後找各個市場負責人審核，再到業務區審，再到財務總監，最後資料才能在彙報中使用，整個過程一般要花費7天左右時間，如中間發現資料有誤，就得重新來一遍，效率低下。
之後導入了FineReport報表BI軟體，把利潤表的所有邏輯搬到BI系統上，然後基礎資料部分由財務上傳，部分直接在系統抓取，然後由系統去計算或分攤，只要報表計算邏輯正確，就可以在明細準備完善之後，瞬間得到各個業務區一整張利潤表。後續所有的人為計算的時間都解放出來了，財務只需要花1天時間統計部分要上傳的明細，然後上傳就可以得到報表結果。下圖為開發出來的利潤表。
詳細案例查看：艾比森光電：拋棄傳統PPT報表，實時報表節省人力，準確高效決策！
“日報天天做，月報月月做”，這是我們再做BI導入的時候最常常聽到的抱怨。企業的經營中，會有需要經常製作的重複性報表，比如月度報表，季度報表，年度報表，經營會議報表等等，這些報表的樣式是一致的，只需要按照固定時間去更新資料即可。在傳統的方式中，我們每個固定時間都需要重複做一遍，這種重複性報表製作工作價值低，耗時久，時效性也差。BI系統可以將這部分工作自動化，至寶保障資料的準確性，只需少量工作量就可以及時的獲取到報表。
4.在自己的產品中做資料視覺化展示
先來看一個案例，一家企業多年前導入了ERP系統，隨著業務的發展，需要對ERP中的資料進行分析，請原廠進行開發，開發成本難以接受，開發時間也比較長。因此開始尋找其他的方法，後來導入FineReport的報表BI軟體，將製作好的視覺化分析報表整合到ERP系統中去，登入系統就可以直接查看，重要的是自己的IT資訊人員學習後就可以開發，不必請外援，開發的效率非常高，成本也能接受。
很多企業擁有很多業務系統，這些業務系統專注與業務處理，在資料分析與視覺化方面並不擅長，但是企業有大量的業務資料分析的需求，仍然想要在這個系統中查看。這時候像是FineReport這類軟體可以方便快速的整合，FineReport+業務系統：「+」後面可以是業務系統如OA、ERP、CRM等等，解決業務系統數據分析與利用難題。
當然，有資料分析與視覺化需求的業務系統公司，也可以採購FineReport這類軟體整合到產品當中，直接提供給客戶，幫助用戶在系統內部做資料分析。
5.使用開源軟體或者程式碼開發報表
開源報表如JasperReport,IReport或者Python，R都可以用來製作報表與儀表板。
開源軟體是免費的，相比於商用報表BI軟體來說，教學資源少，無廠商提供技術支援，多為英文資源，對製作者的程式設計能力要求高，程式碼冗長不宜調整，這些問題都導致最終花費的人力時間成本都很高。
使用Python，R來做數據分析，入門的程度比BI工具要難，搭建語言環境要一兩天，熟悉基本的語法和操作要五六天，真正上手做數據分析要幾個月，缺乏視覺化的操作介面。
如果你目前使用上述方法遇到了這些問題，那麼BI商業智慧軟體將是非常好的替代選擇。
6.行動端資料展示&採集&管理
老闆要在Line看本月月報，車間主任要求設備運行異常時手機上自動收到警告，商超經理希望手機掃商品QRCODE就可查看商品庫存銷售狀況，銷售經理希望業務員拜訪客戶後立即在手機填寫拜訪資料···行動端的資料應用場景越來越多，不只是資料展示，還有資料的採集與管理。這時導入FineReport這樣的BI工具，可以應用到幾乎所有行動端資料場景中，並且擁有完備的安全措施，
詳細可以看看這邊的BI行動報表的應用案例：
7.現有BI系統無法滿足需求，需要更換
BI報表系統在台灣企業中已經有多年的發展，很多企業導入過BI報表工具，但有些企業雖然導入了但並沒有用起來，沒有真正為企業產生價值，或者原來的工具已經無法滿足新的業務需求，這樣的情況下，很多企業開始尋找新的BI工具。
以上是我總結7個需要使用BI商業智慧軟體的場景，如果你正好在尋找BI工具，我推薦你閱讀這2篇BI工具選擇和BI工具對比文章：
