有Excel為什麼還要用BI做分析，是盲目跟風還是必然趨勢？

前不久我們分享了BI的定義，簡要探討了當前企業資料管理中面臨的挑戰，並提出了正確的發展路徑與不同階段應使用的工具 — — 《BI到底是什麼，是否所有企業都適合上BI？》。

文章發佈後，許多讀者提出了關於BI與Excel對比的問題。例如：為何有了Excel還需要使用BI來進行資料分析？這兩者有何區別？使用BI是跟風還是確有需求？BI是否會取代Excel，成為未來的主流資料分析工具？

因此，本篇文章將深入探討BI與Excel之間的本質區別，並分析各自的適用場景，最後回答使用BI是否是盲目跟風，還是企業未來發展的必然趨勢。

01 Excel與BI：區別從根本開始

從使用目的上來看，Excel與BI的主要功能都是為了資料分析。但隨著企業資料量的急劇增長，處理資料的難度也相應提高，因此需要更高效的工具來應對這一挑戰。儘管如此，兩者在本質上依然有顯著的差異，這些差異可以總結為三個方面：

● 支持百萬級以上大資料量的處理
● 支持資料實時更新
● 支持企業資料安全與權限管理

接下來，我們將深入探討這些區別，並分析各自的適用場景。

適用場景：

●資料量小於100萬條：對於資料量較小的情況，Excel仍然是最合適的個人資料分析工具。從資料錄入、處理到分析，它都能快速完成，尤其適合用於基礎的資料統計、分析與視覺化。

●報表格式簡單，個性化高，且需手動錄入髒資料：作為電子表格，Excel支持直接錄入資料，並能方便地處理一些無規律的“髒資料”。相較之下，BI不會涉及資料來源的修改，因此在這類情況下，Excel更為便捷。

● 資料獲取： BI能實現自動更新資料，這對企業而言至關重要。比方說，固定的周報、月報等報表，傳統上需手動更新，但BI可以直接連接資料庫，實現資料一更新，報表和圖表自動更新，省去了大量手動處理的時間。

這樣一來，BI就能取代Excel與PPT的結合，將資料分析與報告展示一體化，顯著提高效率，並能產生更優的資料展示效果。簡而言之，BI=(Excel + PPT)²。

● 資料儲存：當資料量超過100萬條時，Excel會顯得力不從心。比如，一個小型超市的銷售數據，使用Excel會很快遇到瓶頸，無法正常處理大量資料。BI擁有強大的計算引擎，能夠應對億級資料量，不會受到電腦配置的限制。

● 資料分析： BI的互動式分析功能讓企業能夠隨時查詢所需資料。與Excel不同，BI允許用戶動態篩選資料，並進行深入分析，例如在Q1覆盤會上，領導要求查看某個區域或門店的數據，BI能夠立刻提供精確資料，而Excel則可能需要重新整理和查找資料，耗費大量時間。

● 資料視覺化： Excel的圖表功能雖然基礎，但要達到高階的視覺化效果仍需大量手動設置。而BI內建多種高階圖表，並提供簡單設置功能，無論是流向圖、熱力圖還是桑基圖，都能輕鬆完成。

● 資料協作與安全性管理： Excel的共享和協作功能較為有限，通常需要依賴第三方平台進行文件傳輸和版本管理。相反，BI能夠生成共享鏈接，設置權限，讓多人協作並控制不同層級的權限，保障資料安全。

特別是對於跨部門、多子公司的企業，BI的權限管理更加細化與高效，能夠滿足更高層次的資料安全需求。

雖然BI相比Excel功能更為強大，但是否難以學習呢？事實上，市面上的大多數BI工具，尤其是FineBI，專為非技術人員設計，旨在讓業務人員也能輕鬆使用。因此，BI的易用性已經得到了大幅提升。

FineBI在設計上類似於Excel，從資料處理到視覺化圖表，都採用了簡單直觀的操作流程。而且，它還加入了許多實用的功能，如資料校驗、操作回溯等，可以幫助用戶在分析過程中快速識別問題，減少返工。

對於有一定Excel操作經驗的人來說，學習BI不會太困難，並且學會後能顯著提升工作效率。

從前述分析可以看出，BI與Excel各自有其獨特的優勢，並且適用於不同的資料處理需求。BI工具正在逐步取代Excel，特別是在大資料量處理、自動化更新與多方協作的場景中。但這並不意味著Excel會被完全取代，因為它仍在個人分析、靈活表格處理等方面占有一席之地。

然而，展望未來，Excel + BI的組合將成為最強大的資料分析工具，並在未來十年內主導企業資料分析的發展。兩者相輔相成，各自解決不同層次的需求。

對於是否選擇Excel還是BI，帆軟建議：企業應該根據實際需求選擇工具。大部分情況下，Excel與BI是共同使用的，兩者各司其職，無需非此即彼。初學BI時，可能會對Excel更為熟悉，但隨著時間推移，BI的優勢將逐漸顯現，並且學會BI會帶來巨大的工作效益。

隨著市場競爭的加劇，企業對資料的依賴將急劇增加，資料量和複雜度也會不斷提高。因此，掌握BI，並學會將其與Excel相結合，將是未來職場中一個強有力的優勢。