PDF 堪稱目前最流行的通用文件格式,能夠鎖定文件格式內容,禁止他人變更儲存,可以瀏覽,不能輕易更改,有效防止文件洩密,但 PDF 又豈是只能瀏覽而已呢?以下教你 20招 PDF 的應用方式,不論想瀏覽、編輯 PDF 文件都沒問題。

快速目錄:

第1招 Adobe Reader X讀取PDF

要讀取由Adobe推出的PDF檔案格式,自然會想到由Adobe Reader(原名Acrobat Reader),只提供了基本的PDF讀取功能。

Step 1

步驟圖說:連上Adobe官方網站,便可免費下載Adobe Acrobat Reader,目前最新版本為Adobe Reader X(10.1)。

Step 2

安裝完成下載的檔案後,便可直接開啟PDF格式的檔案,且為繁體中文介面。

第2招 Foxit Reader開PDF好快速

如果不喜歡Adobe官方推出的Adobe Reader,也可以選擇另一款市場頗受好評的PDF閱讀程式──Foxit Reader。這也是款可免費下載的應用程式,提供一些基本的PDF讀取功能,且檔案容量小、開啟PDF檔的速度快。

而Foxit Reader目前最新版本為5.0.1.0523,截稿前尚未有中文化,如果想要中文介面,可先選擇較舊的4.3.1.0323版。

Step 1

連上Foxit的官網,於「Products」分頁處,下拉選單選擇「Foxit Reader」下載。

Step 2

Foxit Reader安裝完成後,可先變更介面的語系,於「Tools」選單下,點選「Preferences」。

Step 3

在出現的視窗左側選擇「Languages」,再勾選「Choosecustom Language」,並於下方點選「Chinese-Traditional」。

Step 4

但因為截稿前Foxit Reader的5.0.1.0523版,尚未有中文化,因此開啟的PDF檔後,仍為英文介面。

第3招 用Google文件建立PDF檔

想要建立PDF檔,不用一定得花錢買PDF編輯軟體,利用Google文作就能將檔案輸出為PDF檔,不管是文件、簡報、試算表、表單等等,只要是在Google文件建立的,都能夠利用下載格式, 儲存為PDF檔。

Step 1

在Google文件建立文件後,選擇「檔案」下的「下載格式」,再選擇「PDF」。

Step 2

接著便會在平時存放下載檔案的資料夾裡,看見剛剛建立的檔案,副檔名已是「.pdf」。

第4招 將PDF檔上傳至Google文件

在Google文件裡,可以建立相容於Word的文件、Excel的試算表、PowerPoint的簡報等,卻無法直接建立PDF檔,只能透過檔案輸出的方式產生PDF檔,不過,Google文件也支援PDF檔的讀取。因此,如果臨時想要讀取PDF檔,電腦又沒有PDF閱讀程式時,可先將PDF上傳至Google文件,並選擇保留PDF格式,在不變更為相容Google文件模式下, 就可在 Google文件直接瀏覽PDF檔。

Step 1

將欲分享的PDF檔上傳至Google Docs時,先展開「上載」選項,並選擇「檔案」。

Step 2

指定欲分享的PDF檔所存放的路徑位置,再按下「開啟檔案」。

Step 3

於出現的設定視窗裡,將前面兩個勾取消,如此才不會在上傳的過程中,將PDF轉換為Google文件的格式。

Step 4

上載的進度會出現在右側的小視窗裡,完成後也會在文件清單中看見上傳的檔案。

(後面還有:用Google文件分享PDF檔、Office 2007直接儲存PDF檔、存檔後的PDF檔也可瘦身、分割龐大的PDF檔)

延伸閱讀:

免費軟體也可以編輯PDF檔:PDF-X Change Viewer

甩肥胖 Adobe Reader,六套非官方 PDF 閱讀器比輕巧

 

第5招 用Google文件分享PDF檔

雖然Google文件無法直接建立PDF檔,但同樣也能利用分享的功能,將PDF檔共享給其他人觀看。只要先將PDF檔案上傳至Google文件,再如同一般Google文件的分享設定方式,指定分享的使用者後,就能夠順利將PDF分享給其他人觀看。也因為Google文件也提供了PDF檔的讀取功能,所以使用者在Google文件上,就可直接開啟PDF檔閱讀,而 不需要其他的PDF閱讀軟體。

Step 1

在Google文件裡,點選欲分享的PDF檔,按下滑鼠右鍵,選擇「共用」裡的「共用」。

Step 2

在新增使用者的視窗下,可由通訊錄選擇欲分享的對象,或是自行輸入e-mail後,按下 「共用」。

Step 3

於被邀請分享者的Google文件裡,已可見此份分享的PDF檔。

Step 4

直接點選就可開啟內容,因為在Google文件也提供了PDF基本的瀏覽功能。

第6招 Office 2007直接儲存PDF檔

在微軟Office 2007版本以上, 都提供了儲存PDF檔的功能,但Office 2007得先自行下載及安裝擴充工具,才能夠在儲存檔案時選擇儲存為PDF或是XPS(XML Paper Specification格式,而XPS是一種版面配置固定的電子檔格式,Office 2010則把此功能內建了。

Step 1

至Microsoft下載中心的2007 Microsoft Office增益集,下載及安裝「Microsoft另存PDF或XPS檔」的工具程式。

Step 2

不管是Word或Excel下,按下Office按鈕,選擇「另存檔案」下的「PDF或XPS」。

Step 3

選擇檔案存放的位置後,再選擇「存檔類型」為「PDF(*.pdf)」,完成後按下「發佈」。

Step 4

檢視剛儲存的檔案,可發現副檔名已為「.pdf」,並可選擇以習慣的PDF閱讀軟體開啟。

第7招 存檔後的PDF檔也可瘦身

在PDF檔裡,常見有許多圖片、表格、繪圖等等,這些都是會讓完成的PDF檔變得肥大的 原兇,因此在製作PDF檔時,可以透過PDF編輯軟體,將檔案壓縮小一點,以控制最後完成的PDF檔大小。但如果是收到大型的PDF檔,又有儲存的容量限制時,其實還是可透過軟體,將肥大的PDF檔適度瘦身,不過,這類軟體大都得付費購買。

Step 1

連上NicePDF Software的官網,選擇「Products」,下載及安裝「Nice PDF Compressor」。

Step 2

於「Single PDF File」處,選擇欲縮小的PDF檔案位置,之後按下「Next」。

Step 3

之後會出現幾個設定的視窗,只要依序按下Next,並在此視窗選擇縮小後PDF檔的存放位置。

Step 4

接著會倒數25秒,再按下Next,就可開始壓縮,完成後則會出現壓縮的百分比。

第8招 分割龐大的PDF檔

PDF檔的頁數不受限制,小的也許只有一頁, 大的可能有數百頁,但是檔案愈大,開啟的速度就會相對變慢,甚至得佔用更多的儲存空間。因此,如果只需要PDF檔中的其中一部分,其實可以透過工具軟體, 將龐大的PDF檔,切分為多個各別的檔案,且坊間有些免費軟體就可使用。

這裡介紹的「PDF Split and Merge」,還提供多種切割PDF檔的方式,包括了指定頁數、均分頁數、檔案大小等等,選項已經很多元,不過,在執行PDF Split and Merge前,得先安裝Java Runtime Environment才可使用。

Step 1

連上官網後,點選「Download」下載及安裝「pdfsam basic 2.2.1」版本。

Step 2

安裝過程中可以選「TranChines」語系,主視窗就會為中文介面,提供的功能則條列在視窗左側。

Step 3

點選「分割」後,於視窗的右上方按下「新增」,並指定欲分割的PDF檔位置。

Step 4

視窗中間的「分割選項」裡,提供6種可以分割PDF檔的方式,這裡以「每n頁分割成一個檔案」為例。

Step 5

接著在「目的地資料夾」處,指定分割的PDF檔將存放的位置,之後再按下「執行」。

Step 6

完成後就可在設定的資料夾裡,看見一個大的PDF檔,已被分割為數個小的PDF檔。

(後面還有:合併數個PDF檔、擷取單張PDF變JPG、擷取PDF內的圖片、擷取PDF裡的文字)

延伸閱讀:

什麼都不用裝, Chrome 就是 PDF閱讀器

PDF Split and Merge:分割超大PDF!

 

第9招 合併數個PDF檔

有將PDF檔分割成數個小檔的需求,自然也會有合併的需要,且同樣透過「PDF Split and Merge」就能辦到。

只要在PDF Split and Merge的工作視窗上,選擇「合併/摘錄」,就可指定多個PDF檔合而為一,當中在合併的選項裡,別忘了勾選「包含表格的PDF文件」,更能完整合併所有PDF檔的內容。此外,完成合併的PDF檔,還能選擇輸出的Acrobat版本,以利於未來PDF使用上的支援性。

Step 1

於PDF Split and Merge視窗左側選擇「合併/摘錄」,再依序選擇數個欲合併在一起的PDF檔 。

Step 2

勾選「包含表格的PDF文件」後,再指定合併的PDF檔存放位置。

Step 3

在此還可以選擇「輸出文件的PDF版本」,有助於未來檔案的支援度,最後再按下「執行」。

Step 4

完成後可在PDF檔上的頁數中檢視,總頁數已經變多,也表示已合併成一個大的PDF檔。

第10招 擷取單張PDF變JPG

雖然Adobe Reader或Foxit Reader只是PDF閱讀器,但都提供了PDF快照的功能,可以拍下單頁瀏覽中的PDF檔,再透過圖片編輯軟體儲存為一張張的圖片檔。

Step 1

以Foxit Reader為例,在瀏覽的頁面上,按下工具列上的「拍照」圖示。

Step 2

再開啟常用的圖片編輯軟體,將上一步驟拍下的圖片貼上,就可另存為單張圖片檔。

第11招 擷取PDF內的圖片

如果只想要取用PDF檔裡的某一張圖片,只要PDF檔沒有禁止複製,其實透過Adobe Reader或Foxit Reader都可以選擇複製,再貼上於圖片編輯軟體,就能另存為單張圖片檔。

Step 1

以Adobe Reader為例,在想要擷取的圖片上,點選一下,再按滑鼠右鍵,選擇「複製影像」。

Step 2

再開啟常用的圖片編輯軟體,選擇「貼上」,就可以另存這張圖片檔。

第12招 擷取PDF裡的文字

在Adobe Reader或Foxit Reader上,都提供了PDF檔另存為純文字檔的功能。所以,如 果想要擷取PDF檔內的文字使用,可以透過這個功能,將檔案內的文字另存為純文字檔,如此便可自由編排及運用這些文字內容,以省去一字一字重新建入的時間。

附帶一提,Google文件也提供類似功能,在PDF檔上傳至Google文件時,可以勾選「將PDF檔案或圖片檔案中的文字轉換為Google文件」,也會有同樣的效果。

Step 1

以Adobe Reader為例,於「檔案」下拉選單,選擇「另存新檔」下的「文字」。

Step 2

再指定儲存的位置,以及於「存檔類型」處,選擇「文字.txt」。

Step 3

接著就回到主畫面進行轉檔,時間依PDF檔的大小而不同,右下方會有進度顯示。

Step 4

完成後可在指定的資料夾中,看見副檔名為.txt的檔案,內容都是PDF檔裡的純文字。

(後面還有:PDF轉存為Word、PDF轉PowerPoint、拆解PDF的圖片檔、PDF轉成一張張JPG)

 

延伸閱讀:

合法又免費,JPG 批次轉檔合成 PDF 電子書

一鍵破解PDF保護密碼!

 

第13招 PDF轉存為Word

PDF檔是目前是最流行的「通用文件格式」,且鎖定格式內容,不怕版面亂掉,但若沒有PDF編輯軟體,也不能進行內容的修改。因此,若想要大幅度編輯PDF檔的內容,其實可以轉存為常用的Word檔案格式。

這裡介紹「PDF Converter Ultimate」提供多種PDF檔的轉檔格式,只是下載試用版使用,會一直出現建議購買的視窗,但只要按下略過,還是可以繼續使用。

Step 1

連上官網後,找到「PDF Converter Ultimate」後,直接點選「Download」進行安裝及試用。

Step 2

按下視窗最上方的「Add PDF(s)」,加入欲進行轉換的PDF檔,並於右側選擇「PDF to Word」,最後按下「Convert」。

Step 3

轉換的過程中,在清單上會顯示進度,完成後會出現此視窗,按下「確定」即可。

Step 4

之後在儲存PDF的資料夾裡,可見一個檔名相同,但已是Word檔格式的檔案。

第14招 PDF轉PowerPoint

除了將PDF檔轉存為Word檔之外,利用「PDF Converter Ultimate」的幫助,還可以選擇將PDF轉存為Excel、PowerPoint檔,特別是轉為PowerPoint檔後,就能以投影片的方式播放PDF。

Step 1

同上述將PDF轉換為Word檔的方式,這裡則在右側選擇「PDF to PowerPoint」。

Step 2

完成後在儲存的視窗裡,則可見原來的PDF檔,也有同樣內容的PowerPoint檔。

第15招 拆解PDF的圖片檔

PDF檔裡的內容,可以只是單純的文字,也可以是複雜的圖層,若是想要拆解這些圖層使用, 也可以透過「PDF Converter Ultimate」,將PDF檔裡的圖片檔一一分解。

Step 1

以上述PDF轉換為Word檔、PowerPoint的方式,但選擇「PDF to Image」後,再選擇圖片檔的檔案格式。

Step 2

轉換完成後,於資料夾裡可見由PDF檔裡,拆解出的許多圖片檔,只要依需求複製選用即可。

第16招 PDF轉成一張張JPG

透過快照功能,擷取PDF單頁為圖片檔,不是什麼困難的事,但如果有百張頁面要擷取,就肯定是件費時的麻煩事,這裡介紹「PDF To JPG Converter」工具軟體,可以一次將PDF檔分解為一張張的圖片檔,並可選擇需要的圖片檔格式儲存,不過試用版目前在轉換時有張數的限制,如果覺得實用,倒是可以考慮購買正式版本。

Step 1

登上官網後,可見大大的「FREE DOWNLOAD!」,直接點選下載及安裝。

Step 2

執行PDF To JPG Converter後,可見上方有顯眼的功能圖示,先按下「Add」,選定PDF檔。

Step 3

回到視窗後,於「Output Format」下拉選單,選擇欲儲存的圖片檔格式,再按下 「Convert PDF Files Now」。

Step 4

完成轉換的工作後,可在資料夾看見原來一頁頁的PDF檔,已經變成一張張的圖片檔。

(後面還有:PDF加註記更好溝通、螢光筆標示PDF重點、解除PDF禁止複製的限制、PDF自製Flash電子書)

第17招 PDF加註記更好溝通

雖然Adobe Reader或Foxit Reader都算是PDF閱讀軟體,只提供瀏覽的功能,無法進行編修工作,但如果想要在PDF檔上表達意見及想法,其實也可以透過內建的註記功能,選定區域後,以註記的方式輸入文字意見,如此,下一個人再開啟這份PDF檔時,就可以清楚看見對方想要表達及修改的內容。

Step 1

以Adobe Reader開啟PDF檔後,可在工具列點選「新增註解」,再於欲加說明的地方用滑鼠點一下,便會出現對話視窗。

Step 2

於上步驟出現的對話視窗裡,輸入想要說明的文字,亦可新增無數個註解的視窗。

Step 3

當其他人開啟加入註解的PDF檔時,會看到許多對話視窗,甚至會重疊,但這並不易閱讀。

Step 4

此時按下工具列最右邊的「註釋」,便會將這些註解條列排好,點選任一個,都會在PDF中反應相對的位置。

第18招 螢光筆標示PDF重點

除了註記功能之外,Adobe Reader或Foxit Reader還提供了螢光筆功能,對於PDF檔裡的內容,想要特別標示出重點地方,或是要他人注意之處,都可以透過螢光筆畫重點儲存。

Step 1

於工具列上點選「螢光顯示文字」後,在欲標示的文字處,按下滑鼠左鍵拉選。

Step 2

下次再開啟這份PDF檔時,同樣點選「註釋」,也會條列出標記的序順,及對方想表達的內容。

第19招 解除PDF禁止複製的限制

在高機密的PDF文件檔裡,除了可以設定開啟PDF檔的密碼之外,還可以另外鎖住格式,禁止其他人編輯、列印與複製文字或圖片等,各種保密的防護措施,也讓PDF更加安全,並成為目前流行的通用文件格式之一。然而,若是特殊原因, 非得使用被禁止複製的PDF檔內容,則可透過「PDF Password Remover Tool」的幫助,解除部分禁止的限制,只不過這個程式並無法解除PDF文件「開啟密碼」。

Step 1

連上pdf-technologies官網,免費下載「Free PDF Password Remover Tool」安裝。

Step 2

開啟PDF文件內容的保全項目查看,此份文件禁止列印、組合、複製等等。

Step 3

執行Free PDF Password Remover Tool後,「Open PDF file」選擇PDF的位置,「Save PDF file」設定解碼後PDF存放的位置。

Step 4

設定完成後,按下「Convert」,就會自動進行解碼的工作。

Step 5

完成後可自動開啟PDF檔,再由文件內容的保全項目查看,原來禁止的項目都被允許了。

Step 6

回到PDF的頁面,即可選擇想要的文字,進行複製等等的工作。

第20招 PDF自製Flash電子書

雖然PDF檔也是閱讀電子書的重要檔案格式之一,但少了翻頁的功能,讀起來就很不像在看書,不過,藉由「Flip PDF」的幫助,可將PDF轉換為可翻頁的Flash格式電子書,也可直接在支援Flash的瀏覽器上閱讀。且Flip PDF提供了三種儲存格式,包括了「html」可在瀏覽器上直接開啟,「zip」則是製作成壓縮檔,利於直接寄送給他人,「exe」就能直接在支援Flash格式的電腦執行及閱讀。

Step 1

連上官網選擇「DownLoad」(Free Trial Version),即免費試用版的下載。

Step 2

執行Flip PDF時,按下「Try」即可使用,進入主視窗後,按下工作列上的「Import PDF」。

Step 3

在Source PDF File下,選擇欲改造的PDF檔,並按下「Import Now」。

Step 4

回到主視窗後,再按下「Float」,選擇喜歡的電子書樣式與背景。

Step 5

按下「Convert To Flipping Book」,再選擇想要轉換的格式, 最後按下「Convert」,例如.exe。

Step 6

完成轉檔後,就可直接開啟轉成的exe檔,除了具有翻書的功能外,還配有翻書的聲音。

本文同步刊載於PC home雜誌
 
歡迎加入PC home雜誌粉絲團